Jadilah Sekretaris Yang Sesungguhnya

Jaman sudah berubah, begitu pula tugas dan tanggung jawab sebagai seorang sekretaris. Banyak artikel-artikel yang sudah menjelaskan terkait tugas-tugas sekretaris: bagaimana sih menjadi sekretaris yang handal, profesional, dan lain sebagainya. Tapi coba kita tanya kepada diri kita sendiri sudahkah kita menjadi sekretaris yang sesungguhnya? Mengapa kita tertarik untuk menjadi seorang sekretaris? Banyak alasan, motivasi, dan argumentasi dapat dikemukakan: ingin bekerja sebagai sekretaris demi uang, kelas/ status sosial yang tinggi, atau hanya karena kebetulan saja. Tetapi ada yang menjadikan pekerjaan ini sebagai profesi sehingga menjadi orang yang diperhitungkan dalam perusahaan. Ada alasan yang lebih rasional, bahwa profesi sekretaris cukup prospektif dan strategis karena semua perusahaan, baik yang bergerak di bidang produksi maupun jasa, baik yang berorientasi profit maupun non-profit pasti membutuhkan sekretaris. Tentu masih banyak jawaban lain yang dapat diungkap tentang mengapa ingin menjadi sekretaris. Termasuk kategori manakah Anda? Alasan yang rasional lah yang paling ideal dan harus dipahami atau dihayati sebelum seseorang menjatuhkan pilihan menjadi seorang sekretaris. Dengan demikian, seorang sekretaris harus mengedepankan profesionalitasnya, bukan uang atau status yang lebih tinggi. Kedua hal itu cukuplah dipandang sebagai dampak bukan sebagai tujuan.

Ketika kita sudah konsisten untuk menekuni profesi sebagai seorang sekretaris, dimanapun perusahaan tempat kita berada, kita harus benar-benar bisa menjalankan profesi kita sebagai seorang sekretaris yang sesungguhnya. Seorang sekretaris tidak hanya ditandai dengan kompetensi teknis yang tinggi, apalagi hanya sekedar dari cara berpakaian yang rapi dan menarik, tetapi juga harus menjiwai dan mencintai profesinya. Manifestasi rasa cinta pada profesi tersebut ditandai dengan rasa bangga terhadap pekerjaan, harus menunjukkan komitmen pribadi pada kualitas, mendengarkan kebutuhan orang-orang yang mereka layani, jujur, bisa dipercaya dan setia.

Sekretaris harus mampu bertindak proaktif. Mampu merencanakan dan melakukan tugas-tugasnya, tidak menunggu perintah. Harus tanggap terhadap situasi yang ada, tidak hanya bertahan pada peran yang telah ditetapkan baginya, atau puas asal selesai tugas atau pekerjaannya tanpa ada kreativitas. Misalnya: ketika atasan meminta untuk merekap suatu data dalam tabel, sekretaris harus mampu membuat analisa atas data yang direkap tersebut, sehingga atasan dengan mudah dan langsung memahami dan mendapatkan ide baru dari rekap data yang disajikan tersebut. Disinilah sekretaris tidak hanya dituntut mampu melakukan dan menuntaskan tugas, lebih dari itu, dalam penyelesaian tugas tersebut, sekretaris dituntut menyelesaikan tugas secara efektif dan efisien, dengan segala upaya dan kreativitas.

Selain itu, sekretaris juga perlu mempunyai pikiran dan sikap mental yang positif, seorang sekretaris dengan tulus memberikan pelayanan secara total kepada atasan, organisasi, atau pihak-pihak yang dilayani. Mampu menggunakan pikirannya untuk memecahkan masalah. Jika setiap menemui kesulitan, seorang sekretaris langsung bertanya pada atasan tanpa terlebih dahulu berusaha sendiri untuk memecahkannya, sekretaris semacam ini tergolong malas untuk berpikir, mudah menyerah, dan kemudian menyerahkan urusan dan kesulitan pada “si bos” untuk diselesaikan. Dengan demikian, seorang sekretaris tidak hanya dituntut sebagai hard worker (pekerja keras), tetapi juga sebagai smart worker (pekerja cerdas).

Untuk itu, seorang sekretaris harus senantiasa memperluas pengetahuan dan belajar terus-menerus, termasuk belajar dari kegagalan yang pernah dialami dalam pekerjaan, sehingga tidak mengulang kesalahan yang sama. Suka akan hal-hal yang baru dan selalu mengikuti perkembangan yang ada, baik di bidang ekonomi, politik, budaya, maupun kecanggihan teknologi mutakhir, sehingga seorang sekretaris tidak boleh “kuper” alias kurang pergaulan, harus mempunyai pandangan yang luas. Untuk menjadi demikian tidaklah sulit, asalkan sekretaris rajin membaca dan memperluas cakrawala pengetahuan dan pergaulannya. Kecuali itu, seorang sekretaris harus pula berusaha menjadi pribadi yang menyukai inovasi atau pembaruan, sehingga bisa memberikan ide-ide baru kepada atasannya dan nyambung terus ketika diajak bicara oleh atasan.

Hal-hal itulah yang membedakan seseorang yang benar-benar menekuni profesi sekretaris dari sekretaris yang “ala kadarnya” atau sekretaris yang hanya mempunyai keterampilan mengetik, lebih betah duduk di belakang meja sambil menunggu perintah atasan, tanpa inisiatif untuk melakukan tugas demi melancarkan tugas atasan. Secara lebih jelas dapat dikatakan bahwa: “sekretaris bukan lagi membutuhkan bos, tetapi sebaliknya, boslah yang tergantung pada sekretaris”. Mengapa demikian? Karena itulah sekretaris yang sesungguhnya, dalam arti seorang sekretaris yang tidak perlu diarahkan dan didikte terus-menerus, sekretaris harus tahu kapan mulai dan selesai bekerja, tanggap terhadap kelancaran tugas atasan, dan mampu meringankan beban pikiran atasan. Sekretaris harus dapat menjadi partner kerja yang mampu memecahkan masalah bila atasan menemui kesulitan, dan mampu memahami jalan pikiran atasan. Oleh karena itu, jadilah sekretaris yang sesungguhnya, yang membantu atasan dalam menjalankan visi-misi dan tujuan perusahaan. Sukses selalu buat Anda yang menekuni profesi sebagai seorang sekretaris.