Are You Qualified To Be A Great Secretary?

Sekretaris adalah sebuah profesi yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Sekretaris atau asisten administratif ini harus memastikan semua hal-hal yang kecil dan yang orang lain seringkali enggan mengurusnya agar tertangani dengan baik. Kalau seorang sekretaris gagal menjalankan tugasnya, pekerjaan kantor yang besar otomatis akan berantakan.Jika anda memutuskan untuk berkarir sebagai sekretaris, anda sebaiknya mengetahui apa, yang bagaimana dan persyaratan menjadi seorang sekretaris.

Wanita berpenampilan menarik dengan sepatu high heels dan pakaian rapi, itulah gambaran sebagian orang apabila mereka mendengar kata sekretaris. Christine Setiadi, kepala Human Resources Department (HRD) PT Toba Sejahtera menyatakan, “Anda tidak boleh menganggap remeh pekerjaan sekretaris karena sekretaris bertanggung jawab sebagai tangan kanan atasan dalam mengatur aktifitas perusahaan dan perantara antara atasan dengan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan atasan.”

Biasanya profesi sebagai sekretaris memang identik dengan wanita, hal ini disebabkan karena pekerjaan sekretaris membutuhkan tingkat ketelitian dan kerapian yang tinggi. Bagi wanita berumur 20 – 30 tahun, menjadi sekretaris bisa menjadi pilihan karir yang menjanjikan. Jadi sebelum Anda berminat untuk bekerja menjadi sekretaris lihat dulu apakah Anda dapat memenuhi kriteria menjadi seorang sekretaris yang professional? Ada beberapa kualitas utama yang diperlukan agar bisa menjadi seorang sekretaris hebat, yaitu adalahberwawasan luas, seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan, wawasan dan ketrampilan yang nantinya berguna bagi perusahaan, contoh saja, sekretaris harus mampu menguasai bahasa Indonesia dan berbagai bahasa asing dengan baik dan benar yang nantinya akan memudahkan untuk berkomunikasi dengan atasan dan relasi perusahaan, memiliki keahlian dalam korespondensi, komunikasi, tata penyimpanan file, hingga mengorganisir acara pertemuan bisnis, serta mampu mengoperasikan program komputer, seperti Microsoft Office,e-mail dan internet.

Yang kedua adalah memiliki kepribadian yang baik. Kepribadian yang baik memang salah satu syarat penting menjadi seorang sekretaris, sekretaris dituntut menjadi orang yang bisa dipercaya karena akan banyak memegang dokumen rahasia perusahaan, pandai bergaul karena berkomunikasi dengan banyak orang, memiliki ingatan yang baik, ramah, sabar, disiplin dan bertanggung jawab.

Ketiga, sekretaris wajib berpenampilan menarik, mengapa demikian? Karena Sekretaris adalah wajah dari perusahaan, jadi sekretaris dituntut untuk berpenampilan rapi dan menarik setiap saat karena penampilannya bisa merefleksikan perusahaan. Selanjutnya sekretaris adalah orang yang terorganisir dan berorientasi pada detail. Menjadi seorang sekretaris membutuhkan kepribadian yang teliti dan cermat. Hal-hal kecil yang sering lepas dari perhatian orang, seperti angka-angka, tanggal dan jam, bagian-bagian file dan surat, serta ketata-bahasaan harus selalu diingat dan pahami dengan baik. Anda juga tidak boleh berantakan. Kebiasaan menyusun sesuatu, baik barang maupun ide, dengan rapi dan teratur akan jadi kualitas penting buat seorang sekretaris.

Berikutnya adalah tepat waktu. Anda suka terlambat? Sudah saatnya mengubah kebiasaan itu. Sekretaris yang baik selalu on time baik waktu ke kantor, meeting, maupun ketika janjian dengan klien. Apalagi, jadi sekretaris berarti merepresentasikan image perusahaan, divisi atau lembaga tempat anda bekerja, jadi tepat waktu jelas wajib hukumnya. Seorang sekretaris juga harus ramah. Seorang sekretaris harus mengangkat telepon, menyambut pengunjung atau klien, serta menerima dan melakukan tugas dengan wajah penuh senyum dan nada menyenangkan.

Selanjutnya Anda harus punya skill yang up-to-date. Seorang sekretaris tidak boleh ketinggalan jaman. Contoh sederhana saja dalam pengoperasian software komputer dan gadget yang penting untuk komunikasi, pengerjaan tugas dan presentasi. Anda juga harus mampu mempelajari skill dan prosedur-prosedur baru tanpa kesulitan.

Yang terakhir adalahMemahami tekanan yang dialami sang bos. Atasan Anda tentu punya beban kerja yang tidak ringan. Jadi, Anda harus bisa mengikuti instruksi dengan efektif dan efisien serta cepat tanggap terhadap situasi yang muncul sehingga tidak mengganggunya dengan tiap masalah kecil yang terjadi.

Hal di atas merupakan kriteria-kriteria yang harus di miliki sekretaris. Jika Anda memiliki kriteria-kriteria yang sudah disebutkan di atas, maka Anda pantas disebut sebagai sekretaris yang handal. So, are you qualified to be a great secretary? If the answer is yes, welcome to the wall of fame of Secretary World!