The Importance Of Management Information System

Memasuki awal tahun 2017, kemajuan teknologi semakin mempermudah perolehan informasi yang berasal dari berbagai sumber untuk berbagai kepentingan terutama dalam pengambilan keputusan yang ada pada perusahaan. Hal ini sangat penting bagi perusahaan dalam mengelola informasi secara terintegrasi untuk setiap departemen dalam perusahaan. Tanpa adanya informasi yang saling berintegrasi antar departemen dalam perusahaan akan sulit bagi manajemen untuk mengambil berbagai keputusan yang diperlukan perusahaan. Oleh karena itu, sistem informasi manajemen sangatlah penting untuk membantu perusahaan dalam mengelola informasi untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.

Peran sistem informasi manajemen sangatlah penting bagi perusahaan-perusahaan besar terutama untuk perusahaan yang memiliki banyak cabang dan distributor. Hal ini disebabkan karena kebutuhan perusahaan besar dalam mengumpulkan data dan informasi dengan waktu yang cepat dan berskala besar lebih dirasakan kepentingannya dibandingkan dengan perusahaan menengah hingga kecil. Salah satu fungsi sistem informasi manajemen bagi perusahaan yaitu pengumpulan data yang dibutuhkan perusahaan baik data internal maupun eksternal. Data yang dimaksud yaitu data perusahaan yang secara periodik mengalami penyesuaian, seperti data penjualan perusahaan, data pembelian perusahaan, data persediaan perusahaan, biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam suatu periode tertentu dan sebagainya.

Penerapan sistem informasi manajemen dalam perusahaan dapat dibantu dengan bantuan teknologi informasi berupa program baik itu web-based ataupun desktop based seperti misalnya program SAP, Oracle-PeopleSoft, SSA, Microsoft dan sebagainya. Terdapat empat komponen sistem informasi manajemen yang harus ada dalam setiap program untuk membantu perusahaan dalam mengambil keputusan secara cepat dan tepat, yaitu :

1.Sistem Pemprosesan Data (Data Procesing System)

Sistem ini merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen yang dapat melakukan proses penyesuaian atas data perusahaan sesuai kebutuhan manajemen perusahaan. Sistem pemprosesan data dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu batch processing dan online processing. Batch processing yaitu penyesuaian data perusahaan melalui pengumpulan data yang dilakukan dalam satu periode tertentu untuk di sesuaikan dalam satu waktu tertentu secara serentak. Sedangkan Online processing yaitu penyesuaian data perusahaan yang dilakukan secara terus-menerus mengikuti proses pemasukkan data yang terbaru.

2.Sistem Pelaporan Manajemen (Management Reporting System)

Sistem ini merupakan lanjutan dari sistem pemprosesan data dimana data yang terkumpul diproses untuk menjadi suatu informasi atau laporan yang dapat digunakan oleh pihak manajemen dalam menentukan perencanaan dan pengambilan keputusan.

Beberapa jenis pelaporan manajemen yang sering digunakan dalam perusahaan, sebagai berikut :

-Laporan Detail transaksi, yaitu laporan yang memuat informasi detail atas setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.

-Ringkasan Laporan, yaitu laporan yang memuat beberapa informasi penting yang diperlukan oleh perusahaan untuk pihak manajemen yang lebih tinggi.

-Laporan penyimpangan, yaitu laporan yang memuat informasi atas beberapa penyimpangan yang terjadi berdasarkan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

3.Sistem Pendukung dalam Pengambilan Keputusan (Decision Support System)

Sistem ini dapat mengolah data menjadi informasi dalam pengambilan keputusan dari masalah semi-terstruktur. Sistem ini secara terprogram dapat menjawab beberapa pertanyaan terkait “bagaimana apabila” yang muncul pada suatu kondisi tertentu. Contoh pengunaannya yaitu saat perusahaan sudah menentukan limit piutang yang dapat diberikan kepada customer maka saat customer tersebut melebihi limit piutang tersebut maka program akan secara otomatis melakukan penolakan penjualan untuk customer tersebut.

4.Sistem Otomasi Kantor (Office Automatic System)

Sistem ini berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Dengan adanya sistem ini maka perusahaan akan beralih dari fungsi manual peralatan kantor dimana menggunakan tenaga manusia menjadi fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Sistem otomasi kantor sangat penting dilakukan dalam upaya efektivitas dan efisiensi proses atau kegitan perkantoran. Hal ini disebabkan karena tuntutan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan akurat. Akan tetapi, bukan berarti perusahaan secara langsung meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja sebab banyak aspek lain yang masih harus dilakukan secara manual.

Hasil dari sistem informasi manajemen biasanya berbentuk laporan yang memuat informasi-infomasi penting bagi perusahaan, terutama bagi pengambilan keputusan dan manajemen perusahaan. Sistem informasi manajemen membantu perusahaan dalam meningkatkan efesiensi dan efektivitas perusahaan dalam pengambilan keputusan manajerial serta dapat memperkuat posisi kompetitif dalam pasar yang cepat berubah. Agar informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkan, yaitu dengan mengetahui kegiatan untuk setiap tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambil.

Penerapan sistem informasi manajemen sudah dilaksanakan pada beberapa perusahan besar, seperti PT. Mondelez International. PT. Mondelez International Indonesia mengambil langkah inisiatif strategis untuk menganalisa kegiatan bisnisnya secara keseluruhan, terkait dengan rencana perusahaan mengembangkan kompetensi inti dalam bisnis yaitu produksi, distribusi dan pemasaran produk-produknya. Salah satu upaya dalam memperkuat perkembangan bisnis retail modern khususnya pada e-Business adalah dengan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen, yaitu penerapan integrasi seluruh bisnis proses end to end, input dan output, dari fungsi Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Supply Chain Management, Sistem Keuangan dan fungsi-fungsi lain dalam organisasi. Penerapan Sistem informasi manajemen yang ada di PT. Mondelez International, yaitu :

-Customer Relation Management menggunakan aplikasi GMD dengan bentuk informasi yang diberikan berupa data pelanggan berikut informasi terkait program atau interaksi dengan pelanggan.

-Supply Chain Management menggunakan aplikasi SAP dengan bentuk informasi yang diberikan berupa data material, produk, lokasi penyimpanan, supplier, harga, persediaan, jadwal pembelian, dan sebagainya.

-Enterprise Resource Planning menggunakan aplikasi SAP dengan bentuk informasi yang diberikan berupa laporan aktivitas seluruh area kerja dalam organisasi.

-Marketing dan Sales menggunakan aplikasi Web-order dengan bentuk informasi yang diberikan berupa data penjualan, produk, pelanggan, program, perencanaan, dan sebagainya.

-Manufaktur menggunakan aplikasi SAP dengan bentuk informasi yang diberikan berupa data proses dan hasil Produksi, jadwal, komposisi, tahapan kerja, dan sebagainya.

-Finance/ Accounting menggunakan aplikasi SAP dengan bentuk informasi yang diberikan berupa data, transaksi dan laporan keuangan perusahaan.

-Shipping & Routing menggunakan aplikasi SAP dengan bentuk informasi yang diberikan berupa data hasil pengiriman, penggunaan transportasi, dan data penerimaan barang.

Berdasarkan contoh perusahaan diatas, tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen yaitu supaya perusahaan memiliki informasi yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan rutin maupun keputusan yang strategis. Selain itu dengan bantuan sistem informasi manajemen, maka perusahaan dapat memantau kondisi perusahaan. Sistem informasi manajemen dapat diterapkan dalam perusahaan sesuai dengan jenis perusahaan tersebut sehingga perusahaan tidak perlu menyesuaikan sistem tersebut melainkan sistem informasi tersebut lah yang akan menyesuaikan perusahaan.