Audit Sistem Kepastian Kualitas

Semakin ketatnya persaingan merebut pangsa pasar saat ini mendorong para pengusaha untuk lebih focus kepada keinginan, harapan, dan kebutuhan pelanggan (Customer Focus) dengan cara memberikan suatu hal yag lebih dari pada yag diberikan oleh pesaingnya. Perusahaan selalu berusaha meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi sebagian besar kebutuhan ataupun keinginan pelanggan. Disisi lain, pelanggan selalu membandingkan antara manfaat yang diperolehnya dengan pengorbanan yag harus dikeluarkan untuk memperoleh barang tersebut. Untuk memenuhi keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas. System tersebut dibangun dengan tujuan untuk memastikan proses yang berjalan di perusahaan dapat menjamin hasil yang sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan oleh pelaggan. Siste ini harus mampu beradaptasi dan berubah menyesuaikan dengan kebutuhan, keinginan, serta harapan pelaggan. Untuk itu, dilakukan audit secara berkala terkait system kepastian kualitas sebagai jaminan untuk manajemen dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

Audit sistem kepastian kualitas dapat diartikan sebagai proses sistematis untuk memperoleh bukti objektif guna menentukan sejauh mana criteria audit yang telah dipenuhi. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atauy kebijakan perusahaan untuk menentukan apakan perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. Audit system kepastian mutu menggunakan dasar ISO 10011 yang mengatur mengenai audit system kepastian mutu dari suatu barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Beberapa tujuan dari audit sistem kepastian mutu ini antara lain:

1.membantu mengembangkan sistem manajeman kualitas terpadu yang efektif

2.menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen

3.membantu pengalokasian sumber daya secara optimal

4.mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu

5.memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu

6.mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu

7.meningkatkan produktivitas

8.meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar

Beberapa hal yang dapat memebantu auditor dalam membantu auditor dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas antara lain:

1.pastikan audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan

2.audit harusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan

3.audit harus dipandang sebagi suatu relevan dan memberikan nilai baik bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan

4.audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit

5.rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakan terlebih dahulu

6.untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan sstu tim untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu

7.mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas.

8.audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas

Beberapa hasil yang dapat diperoleh dari audit sistem kepastian kualitas, antara lain umpan balik dari consumer, kinerja proses da produk sesuai, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan, serta rekomendasi untuk perbaikan.

Contoh kasus dalam melakukan audit pada mutu layanan pendidikan pada sebuah universitas yang dilakukan dalam tiga tahap yaitu persiapan, dokumentasi, dan visitasi auditi. Audit yang dilakukan oleh auditor focus pada beberapa hal diantaranya manajemen administrasi dan pelayanan akademik, proses pelaksanaan akademis, aktivitas dosen dalam melakukan pelayanan pendidikan pada mahasiswa, dancapaian serta tingkat kepuasan akademis mahasiswa. Temuan yang diperoleh dibahas bersama dengan para dekan masing-masing program study dan rector universitas guna menindaklanjuti hasil audit. Disamping mengkomunikasikan hasil audit, auditor juga memberikan rekomendasi atas temuan tersebut untuk perbaikan sistem kedepannya.

Audit sistem kepastian kualitas dapat memberikan gambaran kepada manajemen atas kelangsungan siklus bisnis perusahaan yang berfokus pada konsumen karena jika konsumen merasa kurang puas terhadap layanan yang diberikan maka konsumen akan berpindah ke perusahaan pesaing sehingga dapat mengancam kelangsungan hidup perusahaan. Pentingnya audit sistem kepastian kualitas ini juga untuk menjamin sistem yang digunakan sesuai atau tidak untuk digunakan sebagai dasar pengembangan produk yang berbasis pada kepuasan konsumen.