Eksistensi Seorang Professional Sekretaris Dalam Perusahaan

Dewasa ini, eksistensi dan fungsi dari seorang sekretaris di dalam sebuah organisasi atau perusahaan, tidaklah dapat dipandang sebelah mata. Apabila diibaratkan sebuah mesin, maka sekretaris merupakan komponen penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Tugas dari seorang sekretaris sangatlah kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai dengan baik, maka akan berpengaruh langsung terhadap kelancaran pekerjaan pimpinan. Oleh sebab itu, untuk menjadi seorang sekretaris profesional kualifikasi yang harus dipenuhi tidaklah mudah. Kualifikasi tersebut antara lain yaitu syarat pengetahuan, syarat keterampilan dan syarat kepribadian.

Apa yang terbayang saat Anda mendengar kata Sekretaris? Wanita dengan penampilan rapi dan selalu berada di kantor dengan membawa map untuk pimpinannya? Tidak salah, memang seorang Sekretaris selalu akan berhubungan dengan pimpinannya. Sekretaris adalah seseorang yang bertugas untuk membantu pekerjaan bos/pimpinan. Selain membantu pekerjaan pemimpin, Sekretaris juga terkadang diberi kepercayaan untuk mengatahui dan menjaga rahasia perusahaan, karena Sekretaris berhubungan langsung dengan pemimpin. Tugas-tugas seorang Sekretaris sangat penting, karena tanpa adanya Sekretaris, pimpinan akan sulit fokus pada pekerjaan-pekerjaan besar yang berhubungan dengan tugasnya sebagai seorang pimpinan, sehingga harus ada seorang yang mengurusi keperluan-keperluan “kecil” sang Pemimpin.

Sesungguhnya, Sekretaris mempunyai kedudukan yang unik dalam perusahaan. Hal ini terlihat dari pekerjaan seorang sekretaris yang terkadang menjadi wakil atasannya dalam menghadapi khalayak umum seperti bertindak sebagai PR (Public Relation) perusahaan ataupun sebagai wakil dari atasannya untuk menjelaskan sesuatu kepada karyawan ataupun masyarakat umum. Di lain kesempatan, dalam acara-acara yang diselenggarakan perusahaan seperti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), acara ulang tahun perusahaan dan lain-lain, seorang sekretaris bahkan bisa bertindak sebagai pembawa acara (MC) dalam sebuah acara.

Secara umum, tugas seorang sekretaris didalam perusahaan antara lain sebagai berikut:

• Tugas Rutin merupakan tugas yang harus setiap hari dikerjakan tanpa harus berhubungan dengan pemimpin, contohnya mengetik surat-surat , menerima telepon, menerima tamu (jika ada), mengarsip dan mempersiapkan berkas-berkas dan surat-surat dan semacamnya
• Tugas Khusus merupakan tugas yang berasal dari perintah khusus dari pimpinan untuk sesuatu yang lebih spesifik, atau tugas yang sifatnya membutuhkan pertimbangan yang baik dan rasional dari seorang sekretaris.
• Tugas Kreatif merupakan tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris profesional itu sendiri dan tujuannya untuk membantu kenyamanan pemimpin di kantor. Contohnya memilih warna yang cocok untuk tirai jendela agar pemimpin tidak bosan dengan suasana kantor.
• Tugas Menjalin Hubungan merupakan tugas seorang sekretaris yang berperan sebagai contact person pemimpinnya disaat ada kerja sama dengan perusahaan/organisasi lain. Saat seperti itu, sekretaris harus bijak dalam berhubungan dengan rekan bisnis dari perusahaan lain agar tercipta hubungan yang baik.

Cukup banyak, bukan? Seperti layaknya pekerjaan-pekerjaan lain, dalamdunia kerja, seorang Sekretaris professional pun memiliki tingkatan-tingkatan tersendiri. Misalnya, jika berdasarkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, Yang Pertama adalahSekretaris Organisasi (Corporate Secretary) dimana Sekretaris yang secara formal menjalankan fungsi managerial sehingga sekretaris organisasi memiliki pegawai atau karyawan sendiri. Sekretaris organisasi harus paham tujuan dan prinsip manajemen serta mengetahui seluk beluk organisasi dengan baik. Yang kedua adalah Sekretaris Pribadi merupakan sekretaris yang bekerja untuk membantu segala keperluan pimpinan di kantor sehingga sekretaris pribadi tidak seperti sekretaris organisasi yang mempunyai pegawai karena dia tidak menjalankan fungsi manajer.

Sementara itu, apabila dilihat berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, Sekretaris professional dapat dibedakan menjadi dua bagian. Yang Pertama adalah Sekretaris Junior dimana Sekretaris yang baru memulai kariernya sebagi sekretaris profesional. Sekretaris junior baru menyelesaikan pendidikan formal sekretaris, sehingga belum memiliki pengalaman kerja yang cukup agar dapat bekerja sendiri. Jadi sekretaris junior perlu banyak belajar dan menerima bimbingan dari seorang sekretaris senior selama beberapa waktu tertentu. Kedua adalah Sekretaris Senior yang telah memiliki pengalaman yang cukup, maka sekretaris junior akan berubah statusnya menjadi sekretaris senior karena sudah memiliki pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam menjalani tugasnya, tanpa mengharuskan adanya seorang pembimbing.

Setelah kita melihat hal-hal yang dilakukan sekretaris dan tingkatannya, kita perlu mengetahui kemampuan yang perlu dimiliki seorang sekretaris professional, agar ia dapat melakukan tugasnya dengan baik, yaitu sebagai berikut.

• Seorang sekretaris dalam suatu perusahaan harus memiliki ilmu pengetahuan baik melalui pendidikan formal maupun dari kursus-kursus yang relevan dengan perusahaan yang akan dimasukinya. Karena seorang Sekretaris professional bekerja di organisasi, maka seorang sekretaris professional juga wajib mengetahui dengan baik masalah atau isu-isu di dunia bisnis dan mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai organisasi dan manajemen.
• Dapat mengoperasikan komputer dan aplikasi-aplikasi umum seperti Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Access.
• Selain menguasai bahasa Indonsiaq yang baik dan benar, harus menguasai setidaknya satu bahasa asing guna berhubungan dengan relasi dari luar negeri.
• Harus cekatan dalam melaksanakan pekerjaannya, bahkan tanpa harus menunggu perintah dari atasan sehingga sekretaris profesional wajib mempelajari perilaku dan karakter pemimpinnya.
• Disiplin dalam semua kegiatan atau rutinitas pekerjaannya (menjunjung tinggi profesionalisme).
• Sabar, bisa menahan diri, mampu menguasai berbagai situasi baik dalam menghadapi pemimpin maupun dalam menghadapi relasi bisnis.
• Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima email, dan sebagainya.
• Mampu menyusun dan manage laporan-laporan yang ada.
• Memiliki etika dan moral yang baik, seperti etika dalam bersikap.
• Pandai berbicara di depan publik/umum karena tidak jarang sekretaris menggantikan pemimpinnya dalam mempresentasikan sesuatu pada saat rapat/meeting.

Kapabilitas seorang sekretaris dalam Public Speaking, tentu akan berpengaruh pada pandangan orang terhadap perusahaan ditempat ia bekerja. Apabila seorang sekretaris dapat berkomunikasi di depan umum dengan baik, maka image yang tercipta serta respon yang diberikan untuk perusahaannya adalah positif, namun sebaliknya apabila komunikasi di depan umum tersebut tidak berjalan dengan baik, maka image dari perusahaannya dan respon yang diberikan cenderung negatif. Itulah sebabnya, mengapa dewasa ini kemampuan Public Speaking bagi seorang sekretaris wajib dimiliki dan dikuasai dengan baik.

Adapun eksistensi seorang sekretaris professional dalam pandangan seorang pimpinan perusahaan antara lain adalah sebagai berikut:

·Komunikatif, tentu saja tidak hanya komunikatif dengan sang pemimpin, sekretaris juga harus komunikatif dengan orang lain selain pemimpinnya.

• Dapat mengerjakan berbagai macam pekerjaan sekaligus dengan baik, seperti yang telah diuraikan di atas, kebutuhan pemimpin di dalam kantor sangat banyak dana waktu tidak selalu cukup tersedia. Untuk itu, sekretaris harus mampu menangani semuanya secara tepat.
• Tidak suka gosip. Seorang sekretaris mengetahui rahasia pemimpin, sangat tidak disarankan seorang sekretaris menyukai gosip karena akan sangat berbahaya bagi kariernya.
• Membuat pekerjaan pemimpin di kantor semakin mudah. Seorang sekretaris bertugas untuk membantu pekerjaan pemimpin di kantor. Untuk itu, jika seorang sekretaris kurang dapat membantu, maka tentusaja tidak sesuai dengan fungsinya sebagai sekretaris, sehingga tidak layak dipekerjakan.
• Memiliki mental yang kuat. Sebagai seorang sekretaris, Anda tentu akan selalu berada dibawah tekanan pemimpin anda, sehingga selain skill yang mumpuni, Anda juga harus memiliki mental yang kuat dan tidak pantang menyerah agar anda dapat bertahan dalam menjalani profesi Anda.

Kini Anda telah mengetahui seperti apaeksistensi seorang sekretaris yang professional, dan kemampuan – kemampuan apa saja yang perlu agar dapat menjadi seorang Sekretaris professional. Jika Anda ingin menempuh profesi sebagai seorang sekretaris professional, maka saat ini adalah waktu yang paling tepat bagi Anda untuk mulai menyiapkan segala persyaratan yang diperlukan.

Mengapa demikian? Tentu saja tidak semua ilmu bisa didapatkan saat menjalani pendidikan formal. Misalnya, masalah mentality harus Anda latih sendiri karena walaupun Anda membaca buku yang membahas tuntas soal mentality, tetapi jika Anda tidak bisa mengaplikasikannya maka semua itu tidak akan berarti apa-apa.

Untuk itu, dibutuhkan latihan secara intensif agar Anda dapat mencapai cita-cita Anda sebagai Sekretaris. Untuk itu, mulailah dari sekarang, menjadi seorang Sekretaris yang professional dan membantu meningkatkan produktivitas dan efektifitas perusahaan.