SISTEM YANG BEKERJA, BUKAN MANUSIA!

Di dalam sebuah bisnis, tidak dapat dipungkiri banyak sekali persaingan yang dilakukan, mulai dari persaingan harga, persaingan model barang, persaingan jasa, bahkan persaingan sumber daya manusia. Dewasa ini, banyak perusahaan sudah mulai paham bahwa sumber daya manusia merupakan asset yang sangat berharga bagi mereka terutama mereka yang memiliki talenta. Untuk itulah, banyak perusahaan berlomba-lomba untuk mencari sumber daya manusia yang terbaik dan yang bisa membangun perusahaan mereka.

Dengan adanya persaingan demikian, tidak heran bahwa turn over perusahaan cukup tinggi. Saling membajak merupakan salah satu cara yang dilakukan oleh banyak perusahaan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang baik. Apakah perusahaan Anda juga termasuk di dalamnya?

Tidak dapat dipungkiri, Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang penting bahkan tidak dapat dilepaskan dari sebuah organisasi, baik institusi maupun perusahaan. sumber daya manusia juga merupakan kunci yang menentukan perkembangan perusahaan. Namun perlu diingat, perusahaan tidak bisa terus menerus bergantung pada manusia. Perusahaan perlu membangun sebuah sistem guna meminimalkan ketergantungan dengan manusia.

Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan untuk membentuk sebuah system yang terintegrasi dan perlu juga dilakukan evaluasi dalam implementasinya. Beberapa tahapan yang perlu dilakukan adalah:

1.Evaluasi mengenai proses bisnis perusahaan dan menentukan visi yang akan dicapai perusahaan

Banyak direksi terkadang tidak memahami proses bisnis perusahaan secara keseluruhan. Padahal, hal ini sangat penting untuk menentukan visi yang akan dicapai oleh perusahaan di masa yang akan datang. Sebelum menentukan langkah perbaikan, perlu dipahami terlebih dahulu.

2.Menyusun struktur organisasi dan job description

Penyusunan ini ditujukan untuk mengetahui jalur koordinasi masing-masing bagian, tugas dan kewenangan, tanggung jawab, dan pemisahan fungsi antar bagian. Selain itu, dengan adanya struktur organisasi dapat mendorong berfungsinya kepemimpinan dan soliditas manajemen perusahaan. Yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi adalah garis koordinasi, tugas, pemisahan fungsi, kewenangan, dan tanggung jawab. Dalam penyusunan ini, perlu juga dibangun system kepangkatan dan juga system penggajian yang digunakan. Sistem kepangkatan setiap level harus disusun transaparan dengan mencantumkan apa saja yang menjadi target dari masing-masing level, dan juga apa saja yang menjadi konsekuensi bila mencapai ataupun tidak mencapai target yang telah ditetapkan. Selain itu, perlu disusun bagaimana system penggajian yang diterapkan pada perusahaan dan sebaiknya system penggajian ini dilakukan secara transaparan.

3.Menyusun peraturan perusahaan

Peraturan ini disusun untuk mengatur seluruh aturan kerja yang mengisyaratkan apa yag menjadi hak dan kewajiban antara perusahaan sebagai pemberi kerja dan karyawan sebagai penerima kerja. Dalam menyusun peraturan perusahaan, perlu dipertimbangkan mengenai keadilan dan transparasi. Bersikap adil dan terbuka merupakan pondasi yang penting untuk menciptakan perusahaan professional yang didukung oleh SDM yang terlibat. Peraturan perusahaan ini juga akan menjadi dasar budaya perusahaan.

4.Menyusun sistem pembelajaran (Continous Development)

Tidak dapat dipungkiri, bahwa perkembangan jaman semakin lama semakin modern. Sebagai perusahaan yang ingin terus maju, tidak mungkin kita tidak mengikuti perkembangan tersebut. Apalagi perkembangan teknologi yang terjadi saat ini cukup pesat dan menyebabkan pergesaran bisnis. Berlandaskan hal ini, sebagai pimpinan perusahaan kita perlu menuntut karyawan kita untuk belajar terus menerus mengasah kemampuan yang dimiliki oleh mereka.

Selain belajar terus menerus, perusahaan perlu juga membuat sebuah pedoman kerja per masing-masing divisi sebagai panduan bagi staff baru. Pedoman kerja yang baik adalah jikalau staff baru tersebut membaca pedoman kerja tersebut, mereka mampu melakukan pekerjaan di lapangan. Pedoman kerja ini merupakan pengganti senior yang biasanya mengajarkan secara lisan. Dengan adanya pedoman kerja ini, tidak akan ada kendala apabila senior yang ada berganti. Pedoman kerja ini juga menjadi keseragaman antar staff yang mengerjakan tugas yang sama, agar meskipun sebuah jabatan digantikan orang berulang kali, laporan yang dihasilkan setiap staff sama karena sudah ada pedoman kerja yang ditetapkan.

Dari beberapa tahapan yang dibahas, menyusun system pembelajaran merupakan tahapan yang cukup sulit. Hal ini karena system pembelajaran melibatkan pemimpin dan juga seluruh staff. Pada awal pembuatan system pembelajaran ini, perlu keterlibatan staff senior untuk membuat sebuah pedoman kerja bagi staf juniornya. Setelah berjalannya waktu, pedoman kerja tersebut harus tetap di update oleh staff khususnya staff pelaksana pedoman tersebut.

Sumber daya manusia memang penting dalam keberlangsungan usaha sebuah perusahaan. Namun, ketergantungan pada sumber daya manusia akan menghancurkan perusahaan itu. Untuk menghindari hal ini, maka perlu dibentuk sebuah sistem yang meminimalkan ketergantungan pada “orang tertentu”. Jangan sampai, jika tidak ada si A, maka penjualan tidak bisa jalan, administrasi kacau, dan sebagainya. Lebih baik, jika tidak ada si A, perusahaan masih tetap bisa jalan karena ada yang menggantikan.

Meskipun kemampuan tiap orang berbeda, namun diharapkan dengan adanya system yang baik dapat meminimalkan perbedaan tersebut, karena yang bekerja bukan hanya manusia namun ada system yang mendukung untuk meminimalkan ketergantukan pada “orang tertentu”.