Tantangan Sekretaris Di Era Globalisasi Masa Depan

Sekretaris di jaman modern seperti saat ini sudah pasti memiliki tantangan yang besar. Jika dibandingkan pada jaman dulu tantangan sekretaris di zaman sekarang di era globalisasi ini semakin kompetitif. Apabila seorang sekretaris tidak memiliki kapasitas kemampuan yang mumpuni yang harusnya dimiliki oleh seorang sekretaris, maka akan sulit untuk menjadi seorang sekretaris di masa kini yang profesional. Dengan meningkatnya persaingan yang semakin tinggi dengan kualitas yang dimiliki oleh calon sekretaris, ini menjadikan pekerjaan seorang sekretaris menjadi kompetitif. Sekretaris masa depan harus di sesuaikan dengan seiring perkembangan zaman yang sudah berevolusi sesuai kebutuhan dan tantangan kedepannya. Dari yang dulunya pekerjaan sekretaris dilakukan berdasarkan instruksi atau perintah dari atasan, sekarang berkembang menjadi pekerjaan yang lebih dinamis dan harus mandiri. Sekretaris masa depan kini dituntut untuk bisa lebih proaktif, mempunyai rasa berinisiatif dan bekerja mandiri tanpa perlu pengawasan dari atasannya secara terus menerus. Di era globalisasi dan perekonomian yang kian hari semakin maju, menjadikan pekerjaan sekretaris juga memiliki beberapa tantangan baru. Dalam masa depan pekerja di bidang sekretaris para pemilik perusahaan butuh dukungan yang besar dari para bawahannya untuk dapat mengontrol sistem yang baru. Dimana tantangan sekretaris adalah sebuah keadaan dimana pekerjaan sekretaris yang membutuhkan peningkatan skill dan inisiatif untuk menyelesaikan permasalahan yang setiap saat dapat muncul. Tantangan sekretaris di zaman sekarang merupakan hal yang menghambat pekerjaan seorang sekretaris. Maka dari itu seorang sekretaris harus bisa menyelesaikan segala persoalan tersebut dan berani menghadapi tantangan yang terus berdatangan.

Merupakan kewajiban bagi seorang sekretaris apabila saat ini sekretaris di tuntut memiliki sikap yang cekatan dan terampil. Karena kedua sikap tersebut merupakan sikap yang paling diperlukan dalam menghadapi tantangan sekretaris yang kian semakin beragam. Dengan sikap tersebut, seorang sekretaris akan lebih mampu dalam menyelesaikan permasalahan yang muncul. Karena sekarang ini para pemimpin perusahaan dituntut harus memiliki sederet kemampuan untuk percepatan perubahan yang ada di dunia bisnis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Sedangkan kondisi sekarang para pimpinan pada saat ini harus menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat di dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Di era globalisasi informasi yang dilengkapi dengan kemajuan teknologi informasi dimana hal ini berpengaruh terhadap seorang yang menggeluti profesi sebagai sekretaris, pengaruh dari era saat ini sangat besar terhadap peran dan fungsi sebagai sekretaris dimana mereka harus dapat menyesuaikan diri dan memperluas wawasannya. Sekretaris di masa depan fungsi dan peranan dari seorang sekretaris semakin dibutuhkan oleh para pemimpin perusahaan dalam memanfaatkan waktunya untuk lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh dengan tantangan dan segala pekerjaan yang didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensinya, sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang berat. Peran­ sekretaris yang bersifat administratif sebagian besar sudah tergantikan oleh perangkat teknologi informasi.

Oleh karena itu tingkat kompetensi seorang sekretaris sudah mutlak harus ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan. Tugas sekretaris yaitu antara lain membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan­ teknis, seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan dari seorang sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan­ kantor, seperti ; menangani telepon masuk dan telpon keluar, menerima tamu, menangani kas kecil, notulen, menyimpan surat, dsb. Dan yang paling penting seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara­ yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerjasama yang baik antara sekretaris dengan pimpinan dalam batas­ kedinasan. Seorang sekretaris yang berorientasi global harus dapat menampilkan citra perusahaan yang baik karena citra perusahaan adalah suatu hal yang harus dijunjung tinggi oleh seorang sekretaris. Dikarenakan seorang sekretaris merupakan tangan kanan atasannya, maka sekretaris dituntut menampilkan citra perusahaan yang baik. Selain itu seorang sekretaris juga dituntut harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik terhadap atasannya saja namun juga harus baik kepada relasi dan rekan sekantornya. Sebagai seorang sekretaris yang menjadi tangan kanan dan selalu mendapat kepercayaan dari pimpinannya, sekretaris harus selalu menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi atasannya tersebut. Sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi, tidak hanya memperdalam pengetahuan seketariatan atau infomasi yang up to date, namun seketeris juga harus mengerti mengenai accounting dan pembukuan yang juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar dapat melakukan pembukuan kantor. Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya seorang sekretaris selalu diminta oleh pimpinannya untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri dan sekretaris setiap harinya selalu berkomunikasi dengan tamu­ tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Maka dari itu juga seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Sekretaris pun dituntut untuk memilih kata dan menyusun kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya.

Untuk dapat meningkatkan kualitas sebagai sekretaris, maka harus meningkatkan kualitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang harus dikuasai seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu­-tamu dengan tingkatan eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal cara berbicara, table manners, cara duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan. Karena terkadang sekretaris juga diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi atau menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara di depan publik atau pada saat meeting. Tantangan seorang sekretaris profesional di era globalisasi harus memiliki karakteristik dimana sekretaris harus bisa menjadi seorang yang metodis, dengan mata yang bagus untuk melihat hal-hal yang detail, pengorganisasi baik dengan pikiran yang tertib, membawa objektivitas ke proses. Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus selalu mengembangkan diri dengan terus mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan maupun perkembangan teknologi. Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional harus terus mengikuti perkembangan zaman sehingga dapat mampu mengatasi perubahan dan dapat bekerja dengan semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju. Adapun pengetahuan ataupun wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris yaitu; mengetahui pengetahuan akan bidang usaha dimana ia bekerja, pengetahuan akan produk dari perusahaan, pengetahuan akan rekanan bisnis pimpinan, pengetahuan mengenai pesaing dari perusahaan. Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya ; banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita surat kabar dan media elektronik, banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan kesektetariatan, kursus kepribadian, diskusi, dan juga belajar menuangkan isi pemikiran dalam bentuk tulisan. Disamping kecerdasan intelektual, seorang sekretaris juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi diri, diantaranya; meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman, mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi), memahami emosi orang lain.

Setelah semua sudah ada pada diri seorang sekretaris, maka sekretaris juga bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu sekretarsi harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memilih dan mengambil informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin. Sekretaris profesional harus bisa mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat dan cepat. Sehingga pimpinan tidak lagi perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap tugas yang diberikan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikan tugasnya secara baik dan tepat. Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, lalu untuk selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya. Dengan meningkatnya mobilitas kerja saat ini. Para pimpinan akan lebih membutuhkan sekretaris yang bisa bekerja secara mandiri dan bisa di andalkan walaupun di tinggal dalam waktu yang lama, inisiatif, percaya diri, dan bijak dalam mengambil keputusan adalah kualitas yang diperlukan sekretaris zaman sekarang untuk dapat menjaga ”benteng” perusahaan sementara pemimpin sedang tidak berada di tempat.