SEKRETARIS WAJIB MEMILIKI JIWA KREATIF DAN INOVATIF

Dewasa ini, kemajuan ekonomi mengharuskan karyawan professional untuk lebih kreatif dan inovatif dalam segala hal, terlebih lagi sekretaris. Namun, apa pengertian kreatif sebenarnya? Menurut James R. Evans, Kreatifitas adalah kemampuan untuk menentukan pertalian baru, subjek dari perspektif baru, dan menentukan kombinasi-kombinasi baru dari banyak konsep yang telah ada didalam pikiran. Sedangkan pengertian Inovatif Menurut Everet M. Rogers adalah gagasan, ide, rencana, praktek atau benda yang diterima dan disadari sebagai hal yang baru dari seseorang atau kelompok untuk di implementasikan atau diadopsi. Dapat ditarik kesimpulan, dan inovatif adalah mampu menciptakan ide-ide atau konsep baru yang ada didalam pikirannya. Tidak hanya di dalam pikiran namun juga mengimplementasikan kedalam perkerjaan maupun dalam kehidupan sehari-hari.

Sekretaris tidak hanya baik di penampilan luarnya saja, tetapi harus smart dan diwajibkan untuk bisa bekerja dalam kondisi apapun. Misalnya atasan meminta sekretaris mengerjakan pekerjaan yang berbeda dalam waktu yang bersamaan. Dalam kondisi seperti itu, sekretaris harus kreatif dalam mengatur waktunya agar pekerjaan yang diberikan atasan dapat selesai tepat waktu dan tidak terbengkalai. Misal seorang atasan meminta bantuan sekretaris untuk stock opname. Walaupun itu bukan job sekretaris, akan tetapi sekretaris harus segera memutar otak agar bisa mengerjakan pekerjaan tersebut. Jadi sekretaris tersebut wajib mempelajari pekerjaan apa saja yang harus dilakukan ketika melakukan stock opname.

Misalkan seorang rekan membutuhkan cara yang efektif dan efisien untuk mengerjakan suatu tugas, kita sebagai sekretaris yang kreatif harus bisa memberikan ide yang dapat membantu memberikan solusi. Contohnya rekan tersebut kesulitan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Semula kita cari dulu apa yang membuat lama mengerjakan pekerjaan tersebut, misal cara mengetik. Maka rekan tersebut harus belajar mengetik cepat agr pekerjaan cepat selesai.

Sekretaris dituntut untuk sekreatif mungkin namun tetap professional. Misalkan rak untuk menyimpan file-file yang masih terpakai. Sekretaris harus memiliki ide kreatif agar rak tersebut tetap rapi meskipun banyak berkas didalamnya. Misal berkas-berkas ditata vertical atau horizontal sesuai denganbentuk rak.

Sekretaris kreatif mampu membedakan kepentingan pribadi dan kantor. Misalkan dalam 1 tim ada 2 orang yang memiliki masalah pribadi. Ketika ada pekerjaan yang mengharuskan mereka mengerjakan secara bersama, maka mereka harus bisa menyingkirkan masalah pribadi agar pekerjaan dapat selesai dengan baik.

Sekretaris kreatif dan inovatif harus memiliki jiwa seni yang tinggi. Misalnya sekretaris tersebut diminta atasan untuk membuat materi presentasi berbentuk power point untuk meeting dengan klien atau calon klien. Maka sekretaris tersebut harus kreatif dan inovatif dalam memilih gambar, animasi, font dan lain sebagainya agar powerpoint enak dilihat dan unik namun tetap terlihat professional. Bagaimana caranya agar keahlian tersebut tetap terasah? Harus sering melatih diri sendiri untuk membuat powerpoint professional walaupun tidak diminta oleh klien.

Contoh lainnya sekretaris diminta atasan untuk membuat proposal. Ketika sekretaris membuat proposal, tidak hanya membuat proposal. Harus teratur dan rapi. Meskipun membuat proposal memakai template proposal yang sebelumnya, akan tetapi sekretaris harus mengecek point-point penting yang ada di proposal. Contohnya nama perusahaan, scope penugasan, fee yang diajukan dan lain sebagainya.

Sekretaris kreatif harus bisa bernegosiasi. Contohnya sekretaris ditunjuk untuk mencari pengisi materi atau pembicara dalam sebuah sharing. Namun narasumber konfirmasi berhalangan ketika hari yang seharusnya sudah dekat. Maka sekretaris tersebut harus segera mencari pengganti agar acara tetap berjalan dengan lancar.

Kemampuan sekretaris dalam bernegosiasi juga wajib dimiliki. Misalnya sekretaris bernegosiasi dengan calon klien yang akan memasang iklan untuk majalah internal kantor. Sekretaris seharusnya berbicara dengan bahasa yang mudah dimengerti dan tidak berbelit-belit. Misalnya peraturan kantor mewajibkan setiap karyawannya melakukan public speaking, hal itu bisa membantu berlatih ketika kita berbicara di depan umum.

Sekretaris kreatif dan inovatif mengetahui mana pekerjaan yang menjadi prioritas dan mana yang tidak. Misalnya sekretaris diberikan tugas membuat proposal oleh atasan, setelah itu diberikan tugas oleh atasan yang lain membuat surat perkenalan perusahaan yang akan dibawa untuk prospek order. Sekretaris kreatif akan mengetahui pekerjaan mana yang harus dilakukan terlebih dahulu.

Contoh lainnya jika atasan A meminta sekretaris untuk setting report PT ABC, kemudian atasan B meminta sekretaris untuk segera setting report PT XYZ karena akan diberikan kepada klien hari itu juga. Maka sekretaris kreatif seharusnya melakukan pekerjaan dari atasan B karena lebih urgent.

Sekretaris kreatif dan inovatif mampu melakukan pekerjaan yang sudah menjadi tugasnya tanpa disuruh oleh atasan. Misalnya sekretaris mengetahui manual yang sudah tidak update, maka sekretaris tersebut wajib memperbaiki manual tersebut tanpa disuruh oleh atasannya.

Maka dari itu di era globalisasi ini, sekretaris harus memiliki jiwa inovatif dan kreatif. Misalnya mengerjakan pekerjaan yang sudah menjadi tugasnya tanpa disuruh, memperbaiki pekerjaan yang tidak sesuai prosedur, memiliki jiwa seni yang tinggi, mampu membedakan pekerjaan yang sudah menjadi prioritas, mampu bernegosiasi. Agar tidak kalah bersaing di masa yang akan datang.