SEKRETARIS SEBAGAI JEMBATAN PENGHUBUNG PENDELEGASIAN TUGAS PIMPINAN

Dunia bisnis pada era saat ini semakin naik tajam. Dampaknya pasti terasa pada pimpinan. Dilihat dari waktu, satu orang tidak mungkin mengerjakan semua pekerjaan yang diberikan sekaligus. Waktu kerja pimpinan yang harus menyelesaikan beberapa pekerjaan yang biasanya dilakukan semakin kecil, hal ini membuat pimpinan harus mampu melakukan delegasi kerja. Dengan pendelegasian ini, pekerjaan menjadi lebih efisien dari segi penyelesaian.

Pendelegasian sendiri berarti pengalihan sesuatu kepada seseorang. Sedangkan pendelegasian kerja adalah pengalihan beberapa wewenang formal seseorang pimpinan kepada bawahan. Tetapi tanggung jawab masih pada pemberi delegasi tersebut, tidak berpindah alih pada orang yang didelegasikan atau orang kedua. Biasanya seorang pimpinan mendelegasikan tugasnya pada bawahannya jika memang tidak ada waktu yang banyak untuk menyelesaikan beberapa tugas. Daripada tugas tersebut terbengkalai, jika memang bisa didelegasikan kepada orang lain mengapa tidak, tetapi juga tidak boleh salah dalam memilih orang lain untuk menggantikan.

Mengapa harus didelegasikan jika bisa menyelesaikan sendiri? Terkadang pendelegasian tugas tidak hanya sebagai pengalihan tugas saja. Tapi pemimpin terkadang melihat bawahannya, apakah bisa melakukan tersebut? Terkadang pendelegsian tugas dari pimpinan dapat membantu mengembangkan bawahannya. Hal ini merupakan sasaran yang tepat untuk dapat mendorong bawahan agar bisa meningkatkan kemampuan kerja dan juga mau keluar dari zona nyaman. Tidak hanya itu, pendelegasian juga membantu bawahan untuk dapat berani mengambil keputusan. Selanjutnya pendelegasian kerja juga dapat membantu dalam meningkatkan sebuah komitmen kerja bawahan. Mengapa? Karena bisa merasa lebih dipercaya oleh atasan adalah suatu rasa yang baik dalam bekerja.

Apakah pendelegasian kerja hanya dilakukan oleh pimpinan saja? Tentu saja tidak. Seorang sekretaris dapat mendelegasikan kerja kepada staff pimpinannya. Terkadang tugas tidak langsung dari seorang pimpinan, tetapi sekretaris bisa membantu dalam pendelegasian kerja. Tetapi terkadang ada hambatan yang didapat ketika mendelegasikan suatu pekerjaan dari pimpinan. Hal ini yang membuat menghambat pekerjaan dan salah paham satu sama lain. Pasti tidak ingin menjadi “kambing hitam” jika ada tugas dari pimpinan yang belum selesai. Oleh karena itu harus memperhatikan apa saja yang salah ketika melakukan pendelegasian tugas. Hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Lemahnya keterampilan sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif dalam pendelegasian kerja.

Komunikasi adalah hal yang penting bagi siapa pun. Setiap hari semua orang berkomunikasi entah melalui e-mail, telepon maupun berbicara langsung. Sekretaris juga sering bertemu dengan tamu-tamu pimpinannya. Oleh karena itu, sebagai seorang sekretaris harus bisa berkomunikasi secara efektif agar bisa memberikan informasi dengan baik. Dalam berkomunikasi juga harus bisa menguasai bagaimana menyusun kata agar bisa berbicara dengan baik dan jelas, serta gaya komunikasi yang baik dengan mimik wajah yang menyenangkan agar tidak salah paham saat berkomunikasi dengan orang lain terutama tamu-tamu dari pimpinan. Ketika komunikasi itu sudah dinilai secara efektif yaitu dengan diukur sebagai berikut:

- Si penerima pesan mengerti dan memahami isi dari pesan yang disampaikan sehingga tidak terjadi missed communication.

- Penerima pesan juga bisa menerima dan menyetujui isi dari pesan yang disampaikan

- Akhirnya penerima pesan tersebut juga dapat melakukan suatu tindakan yang dikehendaki.

Seperti pada contoh sekretaris mendelegasikan tugas dari atasan untuk staff-nya. Jika tidak memperhatikan komunikasi yang baik, maka akan timbul beberapa kemungkinan. Pertama staff bisa salah mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinannya. Lalu kedua, akan menghabat tugas yang lainnya dan tidak menyelesaikan tugas dengan baik.

2. Cara berpikir yang minim dalam identifikasi masalah dan pencarian solusi

Ketika masalah datang, apa yang dilakukan? Apakah dengan cara mengeluh, marah-marah, dan menyalahkan orang lain bisa menyelesaikan masalah? Tentu tidak. Sekretaris harus mampu mengidentifikasi suatu masalah yang datang. Penyebab dan juga akibat setiap kali masalah datang. Tidak hanya itu, sekretaris juga harus bisa mencari solusi yang tepat sehingga pimpinan tidak harus turun tangan sendiri dan menuntun. Pimpinan cukup mendelegasikan tugasnya kepada sekretaris. Seorang pimpinan terkadang ada yang suka membimbing dan juga memberi instruksi dengan jelas pada sekretaris. Tetapi ada juga pimpinan yang hanya memberikan instruksinya secara garis besar dan secukupnya. Dan selanjutnya sekretaris yang bersangkutan menindaklanjuti apa yang dimaksud oleh pimpinan. Termasuk juga memecahkan masalah sendiri dalam setiap tugas yang dihadapi. Tetapi tidak menutup kemungkinan untuk bertanya lagi jika kurang jelas agar tidak salah mengartikan tugas dan tidak membuang waktu.

3. Kurangnya Skill Human Relations yang dimiliki

Kemampuan apa saja yang mutlak harus dimiliki sekretaris? Pertama adalah ketrampilan teknis yaitu menguasai komputer, mengetik dengan 10 jari, filing, administrasi, dan juga bisa berbahasa Inggris. Kedua adalah kemampuan dalam berkomunikasi. Ketiga adalah kemampuan dalam penggunaan mesin kantor yang berhubungan dengan pekerjaan sekretaris seperti mesin fax, scanner, printer dan lainnya yang membantu pekerjaan sekretaris.

Dengan tuntutan pekerjaan yang banyak, demikian juga sekretaris berhubungan dengan berbagai macam individu dalam lingkungan kerja yang mempunyai latar belakang yang berbeda, kepentingan yang berbeda, sudut pandang yang berbeda. Dalam hal ini, sekretaris dituntut untuk dapat memahami pihak yang berkaitan. Hal yang diperlukan dalam human relations adalah berpikir positif, team work, ingatan yang baik dan juga mental yang kuat.

- Berpikir positif

Terlalu banyak berhadapan dengan orang baru terkadang membuat pikiran yang campur aduk. Apalagi ketika mendapatkan delegasi tugas yang banyak dari pimpinan dan akan berdampak buruk pada mood hari itu. Seharusnya bisa menyambut tamu dengan senyum yang baik, berbicara dengan baik, ramah dengan rekan kerja. Tetapi ketika tidak mampu berpikir positif, maka akan melakukan berbanding terbalik. Hal ini akan merusak citra diri sendiri juga dan menjadi bumerang.

- Team work

Bekerja sendiri dengan delegasi dari pimpinan yang banyak tidak akan menyelesaikan tugas. Malah akan memperburuk tugas yang sedang berjalan. Sebisa mungkin bisa bekerja team work jika sedang melaksanakan projek besar. Memang terkadang ingin dinilai pimpinan lebih ketika bisa mengerjakan sendiri. Tetapi tidak ada salahnya ketika bekerja dalam tim, agar bisa mempersingkat waktu pekerjaan dan menghasilkan pekerjaan yang lebih baik daripada dikerjakan sendiri.

- Good reminder

Tugas yang banyak terkadang membuat seorang lupa dengan apa yang harus dikerjakan. Terutama sekretaris. Seharusnya bisa menjadi good reminder buat pimpinannya. jadwal-jadwal pimpinan, mulai dari jadwal meeting sampai undangan makan dari klien, dan juga meningatkan sampai ulang tahun rekan bisnis.

- Mental yang kuat

Load pekerjaan yang besar terkadang membuat seseorang down, sampai juga pada kehilangan passion dalam pekerjaan tersebut. Mental yang kuat adalah syarat untuk menjadi sekretaris yang handal, yang bisa dipercaya oleh pimpinan. Meskipun mendapatkan delegasi tugas yang berat dari pimpinan, tetapi harus tetap kuat dan bisa menyelesaikan dengan baik. Digoncang dengan hal apa pun bisa kuat berdiri mempertahakan profesinya.

4. Sempitnya wawasan dan pengetahuan seorang sekretaris

Hidup di jaman yang dituntut untuk terus maju dalam menghadapi globalisasi membuat seseorang harus selalu membuka wawasan dan update pengetahuan terbaru. Terutama dalam dunia pekerjaan, daya saing yang kuat dan semakin maju, jika tidak membuka wawasan dan pengetahuan maka akan tertinggal. Wajib bagi seorang sekretaris harus update dalam hal-hal yang akan membantu memperlancar pekerjaannya. Wawasan dan pengetahuan yang penting bagi sekretaris yaitu:

-Pengetahuan dalam bidang usaha tempat bekerja

-Pengetahuan tentang rekanan bisnis pimpinan

-Pengetahuan akan dunia luar tentang pesaing dengan perusahaan tempat bekerja

Sehingga ketika ditanya oleh pimpinan tentang saran yang seharusnya diambil dalam suatu masalah atau rekomendasi sesuatu, hendaknya seorang sekretaris dapat menjawab dan memberikan solusi. Hal itu akan meningkatkan kecerdasan intelektual. Tidak hanya itu, kecerdasan logika harus ditingkatkan. Lalu pengendalian emosi dalam menghadapi sesuatu sehingga tidak terkesan berlebihan.

Kelemahan-kelemahan diatas dapat menghambat dan memperburuk pendelegasian tugas. Ketika pendelegasian salah, maka tugas akan terhenti dan juga tidak sesuai deadline waktu yang sudah ditentukan. Jangan sampai mengecewakan pimpinan hanya karena kesalahan delegasi dari diri kita sendiri. Sebagai sekretaris, perlu memperhatikan hal-hal penting dalam komunikasi, pemecahan masalah, dan juga menambah wawasan. Hal ini sangat membantu pendelegasian kerja yang diberikan pimpinan. Ketika semua berjalan dengan lancar, maka pimpinan akan puas dengan pekerjaan yang sudah dilakukan oleh karyawan, pekerjaan bisa selesai tepat waktu dan sebagai seorang sekretaris, akan mendapatkan reward dari pimpinan.