PENTINGNYA KEMAMPUAN TEAMWORK BAGI SEKRETARIS

Dewasa ini, teamwork adalah sesuatu hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan atau organisasi. Pada umumnya tim kerja dibentuk sebagai suatu kebutuhan organisasi agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Dengan tim kerja diharapkan fungsi kontrol akan berjalan lebih efektif dan efisien. Konflik-konflik atau deviasi kerja bisa ditekan seminim mungkin dengan kepemimpinan yang kuat dari seorang manajer serta sekretaris. Mekanisme hubungan sesama mitra kerja pun dapat berjalan intensif.
Tidak terkecuali dengan profesi sebagai seorang sekretaris. Begitu banyak ragam pekerjaan yang dilakukan, sehingga kemampuan team work mutlak diperlukan. Sekretaris yang selalu berhubungan dengan banyak lini dalam perusahaan, menjadi jembatan informasi baik ke dalam maupun keluar, tentunya selain memerlukan keterampilan komunikasi, juga membutuhkan kemampuan team work. Team work dapat didefinisikan sebagai kerja sama antar anggota/karyawan dalam suatu tim atau perusahaan. Berikut adalah manfaat yang kita peroleh jika kita menerapkan teamwork dalam pekerjaan kita:
1. Efisiensi
Teamwork membuat pekerjaan terasa lebih mudah dan cepat selesai, karena ada pembagian tanggung jawab kerja. Misalnya seorang sekretaris mempunyai beberapa pekerjaan yang mempunyai deadline yang bersamaan. Tetapi dengan kemampuan teamwork, pekerjaan tersebut bisa selesai tepat waktu.

2. Pengetahuan
Teamwork yang terdiri dari orang-orang berbagai latar belakang berfungsi sebagai kesempatan untuk mengembangkan profesi dan kemampuan kita. Hal ini bisa terjadi ketika sedang melakukan diskusi atau mungkin kita tidak menyadarinya. Misalnya salah satu sekretaris yang ada dalam suatu perusahaan merupakan sarjana yang berbeda dari sekretaris pada umumnya. Maka ilmu dari sekretaris tersebut bermanfaat bagi sekretaris lainnya.

3. Komunikasi
Teamwork dapat membantu meningkatkan keterampilan komunikasi kita. Selain itu, komunikasi antar sekretaris akan membantu kita memecahkan masalah atau pekerjaan yang tidak terselesaikan.
4. Dukungan
Dengan adanya teamwork, kita akan merasa memiliki dukungan. Dukungan dan rasa saling memiliki sangat berkontribusi terhadap kepuasan kerja. Misalnya salah seorang sekretaris merasa pesimis tidak bisa menyelesaikan suatu pekerjaan, namun dengan adanya teamwork sekretaris tersebut akan merasa memiliki dukungan terhadap tantangan yang akan dihadapi.

Bagaimana suatu teamwork dapat dibentuk? Hal-hal yang perlu diperhatikan anggota tim adalah:
- Tahu peran dan tanggung jawabnya
Seluruh anggota tim seharusnya mengetahui peran dan tanggung jawabnya dengan jelas. Sehingga kita tidak merasa takut menyatakan pendapat, kita juga harus diberi kesempatan untuk menunjukkan keahlian kita, sehingga kontribusi yang diberikannya juga bisa optimal.
- Menjalin komunikasi yang efektif
Komunikasi perlu dilakukan secara periodik untuk tujuan monitoring (misalnya: sudah seberapa jauh tugas diselesaikan) dan koreksi (misalnya: apakah ada kesalahan yang perlu diperbaiki dalam menyelesaikan tugas yang telah ditentukan).
- Membagi kekuasaan
Tujuannya agar tidak ada anggota tim yang terlalu dominan maupun terlalu pasif.
- Menunjukkan keahlian
Tim yang terdiri dari anggota-anggota dengan berbagai keahlian dapat saling menunjang sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah dan tugas lebih cepat diselesaikan.
- Apresiasi
Apresiasi bisa menambah semangat anggota tim yang bersangkutan untuk terus memacu prestasinya. Apresiasi tidak harus diberikan dalam bentuk uang, tapi bisa juga berupa pujian atau pengakuan atas hasil kerja yang baik.
- Sikap dan pemikiran positif
Agar setiap masalah atau kendala yang dihadapi dalam kerja tim bukan lagi menjadi masalah yang berat. Pada dasarnya kesulitan bukanlah masalah yang harus dihindari, tetapi tantangan yang harus ditangani. Rasanya, inilah modal utama sebuah tim.
- Keadilan
Untuk mencapai tujuan bersama, mungkin saja terjadi konflik internal dalam tim. Konflik yang dikelola dengan baik bisa dijadikan senjata ampuh untuk melihat satu masalah dari berbagai aspek yang berbeda sehingga bisa diperoleh cara pandang baru, inovasi baru, ataupun perubahan yang memang diperlukan untuk melaju lebih cepat ke arah tujuan. Jadi resolusinya adalah adanya keadilan.
- Evaluasi
Evaluasi diperlukan dalam sebuah tim untuk bisa mengetahui seberapa besar yang sudah dicapai dari kinerja tim. Evaluasi juga bisa dilakukan, tidak sekedar untuk koreksi, tetapi juga mencari solusi yang lebih baik.

Ketika sekretaris memiliki kemampuan teamwork, maka itu akan sangat menguntungkan sekretaris tersebut. Misalnya, pekerjaan yang selesai sesuai deadline karena dikerjakan bersama-sama, mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan pengetahuan kita, dapat memecahkan masalah karena dilakukan sharing dengan tim, yang terakhir mendapat dukungan ketika seorang sekretaris merasa pesimis.