STOCK OPNAME, Tanggung Jawab Manajemen Atau Auditor?

Setiap perusahaan yang memiliki persediaan, baik bahan baku, barang siap jual, sparepart, maupun bahan pembantu, seharusnya didukung oleh catatan yang merefleksikan kondisi aktual persediaan. Catatan tersebut dapat berupa informasi mengenai jumlah, kategori, nilai uang, dan informasi-informasi lain yang memang bermanfaat untuk pengguna catatan tersebut. Perusahaan juga umumnya mempekerjakan orang tertentu yang diberi kewenangan dan tanggung jawab atas keberadaan persediaan tersebut, mengapa? Karena persediaan merupakan aset perusahaan, dimiliki dengan sumber daya perusahaan, digunakan untuk kepentingan perusahaan. Dalam perusahaan yang bergerak dibidang distribusi ataupun trading, persediaan bisa merupakan bagian signifikan dari total aset perusahaan.

Dari sekilas penjelasan diatas, dapat diketahui bahwa persediaan merupakan elemen penting dalam proses bisnis perusahaan, sehingga pengendalian atas persediaan, baik fisik aktual maupun proses pencatatan, menjadi sangat material. Seperti yang kita ketahui, hal yang material dalam laporan keuangan mampu mengubah suatu pengambilan keputusan. Jadi, persediaan yang material merupakan unsur yang dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan untuk kepentingan perusahaan.

Apa jaminan bahwa persediaan yang ada secara fisik di perusahaan telah direfleksikan secara akurat di catatan perusahaan? Salah satu bentuk pengendalian yang baik terkait dengan persediaan adalah melakukan pembandingan atau biasa dikenal dengan rekonsiliasi antara catatan persediaan dengan kondisi fisik persediaan yang ada di lapangan. Hal ini umumnya disebut stock opname atau stock count. Minimal, stock opname dilakukan satu kali dalam satu periode laporan keuangan, untuk mendukung representasi bahwa ada proses pencocokkan antara catatan dengan kondisi fisik persediaan. Jika dilakukan lebih dari satu kali, akan menjadi lebih baik dan bermanfaat bagi perusahaan yang melakukannya.

Pertanyaan selanjutnya, siapa yang melakukan stock opname? Sebatas di Indonesia saja, terdapat pemahaman umum bahwa stock opname merupakan kegiatan memeriksa persediaan, sehingga hal tersebut dilakukan oleh orang memang bertugas memeriksa seperti internal audit atau akuntan publik yang sedang melakukan general audit, sehingga banyak perusahaan di Indonesia, terutama perusahaan yang skala menengah ke bawah yang masih bertumbuh, menganggap stock opname adalah tugas auditor.

Diharapkan tulisan ini dapat membantu meluruskan pemahaman umum yang belum tepat tersebut. Seperti yang sudah diketahui bahwa penyusunan dan penyajian laporan keuangan adalah tanggung jawab perusahaan (direksi dan manajemen). Di dalam laporan posisi keuangan yang menyajikan akun/pos “persediaan”, maka terdapat tanggung jawab manajemen atas persediaan yang tersaji. Selain itu, pengendalian internal atas proses penyusunan laporan keuangan juga menjadi tanggung jawab manajemen. Dari penjelasan ini, dapat diketahui bahwa stock opname merupakan bagian dari pengendalian internal atas persediaan, sehingga stock opname juga dilakukan oleh yang bertanggung jawab atas pengendalian internal yaitu manajemen.

Bagaimana dengan auditor? Baik internal auditor maupun eksternal auditor, memiliki kesamaan tanggung jawab atas stock opname ini, yaitu memastikan bahwa stock opname sudah cukup memadai dilakukan untuk menjamin pengendalian internal atas persediaan. Auditor tidak bertanggung jawab atas proses dan hasil stock opname.

Pertanyaan yang mungkin muncul selanjutnya adalah “bagaimana jika sumber daya manusia untuk melakukan stock opname belum memadai?” atau “bagaimana stock opname yang efektif sehingga tidak menghabiskan banyak waktu dan biaya?”. Perusahaan yang merasa belum mampu melakukan stock opname, dapat juga menggunakan jasa akuntan publik atau konsultan manajemen yang memiliki kapabilitas dalam melakukan stock opname. KAP Hendrawinata Eddy Siddharta & Tanzil (Member of Kreston International) telah berpengalaman dalam melakukan observasi stock opname maupun pendampingan proses stock opname, sehingga stock opname dapat berjalan optimal yang memberikan benefit bagi perusahaan.