PERLUKAH SEORANG SEKRETARIS MEMILIKI JIWA KEPEMIMPINAN?

Di artikel-artikel sebelumnya, banyak dibahas terkait dengan peranan sekretaris dalam kemajuan organisasi, bagaimana sikap dan attitude sekretaris yang dibutuhkan perusahaan. Seorang sekretaris, dimana ia bekerja dalam lingkungan sosial organisasi, yang tidak luput dari hubungan dengan atasan, rekan kerja, atau mungkin dengan bawahan apabila memang sekretaris tersebut sudah cukup senior. Dalam dunia pekerjaan, tidak hanya lingkungan yang perlu dikelola dengan baik, kehidupan sosial manusiapun perlu dikelola dengan baik. Untuk itu diperlukan sumber daya manusia yang berkualitas, dan memiliki jiwa pemimpin. Dengan memiliki jiwa pemimpin manusia dapat mengelola diri, kelompok dan lingkungan dengan baik, khususnya dalam penanggulangan masalah yang relatif pelik dan sulit, disinilah jiwa pemimpin dalam megambil keputusan agar masalah dapat diselesaikan dengan baik. Tidak terkecuali dengan profesi sekretaris, tentunya jiwa kepemimpinan ini mutlak diperlukan. Kepemimpinan sesungguhnya tidak ditentukan oleh pangkat atau jabatan seseorang. Kepemimpinan adalah sesuatu yang muncul dari dalam dan merupakan buah dari keputusan seseorang untuk mau menjadi pemimpin, baik bagi dirinya sendiri, bagi keluarga, bagi lingkungan pekerjaan, maupun bagi lingkungan sosial.

Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi dan memotivasi orang lain untuk melakukan sesuatu sesuai tujuan bersama. Kepemimpinan meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya. Berbeda dengan pengertian kekuasaan, dimana kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain untuk mau melakukan apa yang diinginkan pihak lainnya.”The art of influencing and directing meaninsuch away to abatain their willing obedience, confidence, respect, and loyal cooperation in order to accomplish the mission”. Kepemimpinan adalah seni untuk mempengaruhi dan menggerakkan orang – orang sedemikian rupa untuk memperoleh kepatuhan, kepercayaan, respek, dan kerjasama secara royal untuk menyelesaikan tugas. Fungsi pemimpin dalam suatu organisasi tidak dapat dibantah merupakan sesuatu fungsi yang sangat penting bagi keberadaan dan kemajuan organisasi yang bersangkutan. Pada dasarnya fungsi kepemimpinan memiliki 2 aspek yaitu:

– Fungsi administrasi, yakni mengadakan formulasi kebijaksanakan administrasi dan menyediakan fasilitasnya.

– Fungsi sebagai Top Manajemen, yakni mengadakan planning, organizing, staffing, directing, commanding, controling, dsb.

Dikaitkan dengan peran nya dalam organisasi, sekretaris memegang peranan dalam fungsi administrasi serta supporting seluruh fasilitasnya. Contoh dalam pekerjaan kesekretariatan, apabila kita memiliki jiwa kepemimpinan, apabila kita dihadapkan dalam tugas yang rumit sedangkan rekan atau bawahan kita belum memiliki pengalaman dan motiviasi untuk mengerjakan tugas tersebut, kita bisa menjelaskan apa yang perlu dan harus dikerjakan, dan memberikan prosedur dan proses yang detail kepada bawahan. Dengan metode coaching, kita tidak hanya memberikan proses dan aturan kepada bawahan, tetapi juga menjelaskan mengapa keputusan itu diambil, mendukung proses perkembangannya, dan juga menerima berbagai masukan dari bawahannya. Gaya yang tepat apabila junior kita sudah termotivasi dan berpengalaman dalam menghadapi suatu tugas, disini kita perlu memberikan kesempatan kepada mereka untuk mengerti tentang tugasnya, dengan meluangkan waktu membangun hubungan dan komunikasi yang baik dengan mereka. Dengan supporting, kita tidak hanya memberikan arahan secara detil, tetapi sudah memberikan tanggung jawab kepada proses pengambilan keputusan yang dibagi bersama dengan junior, hal ini akan efektif apabila bawahan kita telah mengenal teknik-teknik yang dituntut dan telah terjadi komunkasi yang efektif, dan apabila seluruh teknis pekerjaan telah dikuasai maka kita bisa mendelegasikan tugas dan tanggungjawab penuh kepada mereka sehingga mereka bisa menjalankan pekerjaan itu atas inisiatifnya sendiri, tinggal bagaimana melakukan control dan pemantauan atas kinerja nya.

Keberhasilan seorang pemimpin sangat tergantung dari kemampuannya untuk membangun orang – orang di sekitarnya, karena keberhasilan sebuah organisasi sangat tergantung pada potensi sumber daya manusia dalam organisasi tersebut. Jika sebuah organisasi atau masyarakat mempunyai banyak anggota dengan kualitas pemimpin, organisasi tersebut akan berkembang dalam mencapai tujuan dari organisasi. Oleh karena itu, jiwa kepemimpinan harus dimiliki oleh seluruh lini dalam suatu organisasi dari level terbawah hingga top management, dan diantara lini tersebut ada sekretaris yang memegang peranan. Sudah siapkah Anda?