PENGENDALIAN PERSEDIAAN, APA YANG HARUS DILAKUKAN OLEH PERUSAHAAN?

Persediaan merupakan asset perusahaan yang memerlukan nilai investasi yang besar dan biasanya mudah diselewengkan diantaranya: dicuri dan dijual belikan.

Pengendalian persediaan diperlukan mulai dari pengadaan persediaan sampai dengan pelepasannya. Yang dimaksudkan dengan pelepasan persediaan adalah saat persediaan tersebut terjual, pemakaian proses produksi untuk selanjutnya dijual, atau pemakaian bahan untuk perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemakaian jasa.

Biaya perolehan persediaan mencakup seluruh biaya pembelian, biaya konversi, alokasi biaya overhead, produk bersama dan produk sampingan, dan biaya lainnya yang terjadi untuk membawa persediaan ke kondisi dan lokasi sekarang.

Berikut contoh internal control yang baik untuk persediaan perusahaan :

1. Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian pembelian, penerimaan barang, gudang, akuntansi dan keuangan.

2. Digunakannya formulir-formulir yang bernomor urut tercetak, seperti:

·purchase requisition (permintaan pembelian), purchase order (order pembelian),

·delivery order (surat jalan), receiving report (laporan penerimaan barang), sales order (order penjualan), sates invoice (faktur penjualan).

3. Untuk pembelian dalam jumlah besar dilakukan melalui tender atau juga dapat melalui evaluasi beberapa supplier.

4. Adanya sistem otorisasi yang baik dimulai dari permintaan pembelian, persetujuan pembelian, hingga pengeluaran uang untuk pembayaran barang yang sudah dibeli.

5. Membuat sebuah anggaran (budget) yang digunakan untuk melakukan control terhadap pembelian perusahaan sehingga berakibat terkontrolnya persediaan perusahaan.

6. Melakukan perhitungan economic order quantity sehingga dapat memastikan jumlah yang optimal pada saat melakukan pembelian.

Berikut proses kerja dari administrasi persediaan yang disarankan dimiliki oleh perusahaan:

·Penguncian Area Penyimpanan Persediaan

Secara fisik persediaan harus diamankan dengan mengunci area penyimpanan persediaan dan hanya mengijinkan petugas yang diberikan wewenang memegang kunci gudang. Hal ini bertujuan untuk mengamankan dari penggunaan persediaanyang tidak terotorisasi.

·Penataan Persediaan dalam Gudang

Penataan di sini untuk memudahkan staff gudang dalam mencari persediaan dengan efektif (mudah mencari barang yang diminta) dan efisien (dalam hal waktu), jika tidak maka akan sulit untuk melakukan kontrol pada persediaan terutama ketika akan dilakukan persediaan opname. Untuk itu, disarankan perlu adanya identifikasi nomor atau label dari lokasi atau area, maupun identifikasi berdasarkan jenis persediaan.

·Memperhitungkan Persediaan yang Masuk dan Keluar Gudang

Menghitung penerimaan dan pengeluaran barang sebelum dibukukan atau dicatat à menghindari kesalahan dalam pencatatan persediaan. Pencatatan ini juga harus dilakukan oleh bagian akuntansi untuk melakukan control terhadap pencatatan yang dilakukan oleh bagian gudang.

·Standar Prosedur Dalam Pengambilan Persediaan Gudang

Perusahaan harus membuat prosedur dalam pengambilan ataupun dalam penggunaan stock yang menyebabkan stock keluar dari gudang. Prosedur ini diharapkan tertib administrasi dan memberikan kemudahan dalam pencatatan untuk laporan akuntansi.

·PersediaanMenganalisa Persediaan yang Fast Moving Maupun yang Slow Moving

Analisa disini bisa diartikan untuk menerapkan tindakan yang harus dilakukan terkait denga stock yang ada di gudang. Stok perusahaan yang dikategorikan slow moving harus mendapatkan perlakuan khusus apakah akan dilakukan penjualan dengan menerapkan discount. Hal ini dilakukan karena dengan stok yang terlalu lama di gudang akan menambah biaya dalam gudang tersebut.

·Persediaan Opname Secara Periodik

Opname stok ini dapat dilakukan secara berkala untuk menentukan bahwa stok yang tercatat di akhir periode sama dengan stok fisik yang ada di gudang. Jika ada selisih bisa dilakukan pengecekan perbedaan pencatatan tersebut apakah akibat salah pencatatan ataupun kehilangan stok. Terjadinya kehilangan stok dapat menyebakan dilakukan investigasi apakah ada kesalahan atau kecurangan.

·Perlakuan Terhadap Waste

Waste tersebut biasanya muncul pada perusahaan manufaktur dan akan tercatat pada stok Work in Process (WIP) jika tidak dilakukan perlakuan khusus. Waste tersebut dapat digunakan kembali dalam proses produksi. Namun, jika waste tersebut dijual ataupun dibuang, maka perusahaan harus mengeluarkan dari WIP agar pengakuan WIP tidak terlalu besar.

Demikian contoh pengendalian yang dapat dilakukan oleh perusahaan terhadap persediaan yang dimiliki. Dalam laporan keuangan, persediaan seringkali merupakan bagian yang terbesar dari keseluruhan aset lancar perusahaan. Kesalahan dalam penilaian persediaan akan langsung berakibat pada kesalahan dalam pembuatan laporan Keuangan perusahaan. Semoga bermanfaat!