Apakah Peranan Sekretaris Dalam Menciptakan Efisiensi Dan Efektivitas Perusahaan

Kemajuan dunia bisnis saat ini, yang dibarengi dengan percepatan kemajuan teknologi, menuntut setiap lini perusahaan untuk terus akselerasi dalam pencapaian target. Baik perusahaan swasta, instansi pemerintahan maupun industri melakukan berbagai macam kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam pencapaian tujuan tersebut, agar hasilnya optimal tentunya diperlukan pengorganisasian agar keseluruhan bagian bisa bekerja sama sebagai suatu sistem yang integral. Apabila dalam satu lini/bagian tidak menjalankan fungsinya secara maksimal, maka secara langsung maupun tidak, akan berpengaruh terhadap proses pencapaian tujuan. Sebagai suatu bagian yang integral ini diartikan bahwa, masing-masing bagian mempunyai korelasi yang saling menunjang dan melengkapi dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi perusahaan, yang pada hakikatnya untuk mencapai satu tujuan yang telah ditetapkan.

Pada proses pencapaian tujuan ini sangat diperlukan seorang leader atau pemimpin yang bertanggungjawab secara penuh terhadap jalannya sebuah organisasi. Dalam menjalankan tanggung jawabnya yang besar ini seorang pemimpin dibantu oleh sekretaris, oleh karenanya sekretaris bisa dianggap sebagai tangan kanan pemimpin. Sekretaris tidak saja bertugas menangani kesekretariatan melainkan juga dia juga sebagai mediasi antara pemimpin dan bawahannya. Oleh karena itu, tanpa adanya sekretaris kegiatan yang menyangkut dengan pimpinan, klien, maupun korespondensi akan terbengkalai.

Sekretaris dewasa ini dituntut untuk selalu energik, lincah dan cermat dalam menyelesaikan tugas dari atasan. Contoh sederhana, sekretaris tidak hanya mampu menerima dan mendistribusikan surat saja, tetapi follow up atas jawaban surat serta tindak lanjut atas surat yang dikirimkan. Sekretaris tidak hanya menerima telpon untuk atasan, tetapi menyaring informasi via telpon tersebut, menjawab secara diplomatis apabila pimpinan tidak ada ditempat. Posisi sekretaris bukanlah karyawan biasa, sekretaris memiliki multi tugas, bukan hanya sekedar pembantu atasan semata melainkan juga dia memiliki kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Bahkan untuk sekretaris yang levelnya sudah senior, bisa merangkap tugasnya dari beberapa lini bagian, sehingga perusahaan bisa lebih efisien dari segi cost.

Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Dalam menjalankan perusahaan pemimpin mendelegasikan tugas dan kewenangan pada bawahannya, baik tugas-tugas rutin maupun tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan perusahaan. Tugas dan kewenangan itu terkadang masih bersifat global, artinya perlu penjelasan lebih lanjut mengenai tugas dan kewenangan tersebut. Disini posisi sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan dan juga mediator antara pimpinan sangat menentukan untuk memperjelas dan memberikan keterangan lebih lanjut agar tidak terjadi bias atau kesalahtafsiran tugas dan wewenang tersebut. Demikian juga terhadap costumer maupun klien dan pihak-pihak luar perusahaan, sekretaris harus memiliki human relationship yang berpengaruh, baik secara langsung maupun tidak terhadap brand image perusahaan. Citra yang buruk seringkali terjadi karena ketidakmampuan sekretaris dalam memberikan informasi yang benar dan valid. Oleh karena itu, pembawaan positif yang baik bagi seorang sekretaris sangat lah penting.

Dari paparan diatas, dapat disimpulkan bahwa peranan sekretaris sangatlah vital dalam sebuah perusahaan. Memiliki tenaga sekretaris yang cerdas dan cermat, tentunya akan meningkatkan kinerja perusahaan. Dan merupakan cara yang efektif untuk meningkatkan brand image dari perusahaan.