Sudah Terkontrolkah Keuangan Perusahaan Anda?

Keuangan adalah aspek tombak kehidupan dalam perusahaan, sering kali perusahaan memiliki penjualan yang tinggi, namun ketika ditelusuri cash flow perusahaan tidak lancar. Oleh karena itu diperlukan kontrol pada bagian keuangan untuk menelusuri penyebab tidak lancaranya cash flow perusahaan. Sebelum kita bahas mengenai internal kontrol, kita perlu mengetahui mengapa internal kontrol tersebut diperlukan? Apakah yang akan terjadi apabila tidak terdapat internal kontrol? Bagaimana melakukan internal kontrol? Semua pertanyaan itu akan kita bahas di dalam artikel ini.

Setiap perusahaan tentunya memiliki aset perusahaan, dimana aset tersebut perlu diamankan dan dikontrol oleh perusahaan agar tidak digunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Oleh karena itu setiap perusahaan kiranya perlu mengatur pengelolaan keuangan dan menerapkan internal kontrol di dalam perusahaan.

Tujuan internal kontrol antara lain:

1.Mengamankan aset perusahaan.

2.Mendorong pihak-pihak yang berkaitan untuk mematuhi kebijakan perusahaan.

3.Mendorong tercapainya efisiensi kerja.

4.Menjamin ketepatan dan kehandalan data dalam penyusunan laporan keuangan.

Apabila perusahaan tidak memiliki internal kontrol, tentunya perusahaan tidak dapat mengamankan aset yang di milikinya. Beberapa contoh permasalahan umum yang sering terjadi apabila perusahaan tidak memiliki internal kontrol:

-Pengeluaran keuangan tidak terdapat otorisasi sehingga kasir dapat mengeluarkan uang sendiri tanpa diketahui dan diotorisasi oleh kepala bagian.

-Penerimaan dan pengeluaran keuangan tidak tercatat dalam laporan kas/bank

-Perangkapan fungsi kasir dengan admin piutang sehingga kasir melunasi piutang dan menerima uang bersamaan. Atas hal ini kasir dapat melakukan lapping (gali lubang tutup lubang).

-Pengeluaran yang dilakukan oleh kasir tidak memiliki bukti pendukung.

-Bon Sementara tidak tercatat dengan baik, digunakan untuk kegiatan selain kegiatan untuk operasional perusahaan dan diselesaikan dalam jangka waktu yang lama.

-Media penyimpanan tidak memadai sehingga banyak orang yang dapat mengakses media penyimpanan tersebut.

-Tidak pernah dilakukan opname kas oleh bagian akuntansi untuk pemeriksaan dana kas yang dipegang oleh kasir.

-Kasir tidak pernah memberikan laporan pertanggungjawaban kepada pihak berwenang lengkap beserta dengan bukti-buktinya.

Dengan adanya internal kontrol yang baik maka hal-hal tersebut tidak akan terjadi. Sekarang bagaimana caranya mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut? Internal kontrol apa yang harus dilakukan? Berikut langkah-langkah internal kontrol dalam administrasi keuangan:

1.Terdapat pihak yang bertanggung jawab dalam pengelolaan keuangan perusahaan (kasir dan admin bank).

2.Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara bagian keuangan dan bagian akuntansi.

3.Tidak ada perangkapan fungsi bagian keuangan dengan bagian-bagian lainnya, fungsi otorisasi, fungsi pencatatan, fungsi penyimpanan dan fungsi-fungsi lainnya.

4.Terdapat pertanggungjawaban (laporan) atas pemakaian kas/bank oleh kasir/admin bank kepada pihak berwenang setiap harinya.

5.Terdapat pemisahan bank antara bank perusahaan dengan bank milik pribadi direksi.

6.Pembatasan dana kas yang dipegang oleh kasir.

7.Optimalisasi penggunaan bank dalam transaksi keuangan.

8.Bon sementara wajib dicatat dan masih merupakan saldo kas kasir. Bon sementara wajib diselesaikan oleh pemohon/peminjam dalam jangka waktu yang dekat (misalnya 1x24 jam).

9.Dilakukan opname secara berkala dimana dana kas yang diopname harus sama dengan laporan yang dihasilkan.

10.Dilakukan surprise opname.

11.Telah ditentukan kebijakan terkait mengenai peraturan dan pengelolaan keuangan

12.Bentuk pengendalian dilaksanakan secara berkala.

Dengan internal kontrol yang baik kita dapat meminimalisasi kecurangan yang ada. Apakah perusahaan anda sudah menerapkan internal kontrol yang baik?