Pentingnya Keterampilan Negosiasi Bagi Sekretaris

Sekretaris merupakan perantara komunikasi bagi atasan kepada bawahan, bawahan kepada atasan dan antar klien pada suatu perusahaan. Setiap sekretaris harus bisa berkomunikasi dengan baik. Menyampaikan perintah dari atasan kepada bawahan dengan cepat, tanggap dan akurat wajib dilakukan oleh sekretaris.

Secara umum kata "Negosiasi" berasal dari kata to negotiate, to be negotiating dalam Bahasa Inggris yang berarti "merundingkan, membicarakan kemungkinan tentang suatu kondisi, dan atau menawar". Sedangkan kata-kata lainnya adalah antara lain "Negotiation" yang berarti "menunjukkan suatu proses atau aktivitas untuk merundingkan, membicarakan sesuatu hal untuk disepakati dengan orang lain", dan "Negotiable" yang berarti "dapat dirundingkan, dapat dibicarakan, dapat ditawar".

Sekretaris harus memiliki kemampuan negosiasi dalam lingkup perusahaan ataupun luar perusahaan (klien). Negosiasi dalam lingkup perusahaan misalnya, ada pengisi materi dalam suatu training, sharing, seminar ataupun meeting. Namun pada waktu yang sudah ditentukan, orang tersebut berhalangan untuk melakukan tugasnya, maka kita sebagai seorang sekretaris harus tanggap mencari pengganti dan bernegosiasi dengan pengganti tersebut.

Selain dalam lingkup perusahaan, seorang sekretaris juga harus mampu bernegosiasi dengan klien. Wajib bagi sekretaris memiliki kemampuan negosiasi yang baik dengan klien guna mencapai kesepakatan kerja sama. Ketika negosiasi dilakukan dengan baik, maka klien akan merasa dihargai dan senang untuk melakukan kerja sama.

Gaya seseorang dalam bernegosiasi ada dua tipe yaitu tipe agresif dan tipe asertif. Pada tipe agresif, kedua pihak saling berkompetisi dan mementingkan diri sendiri sehingga salah satu pihak ada yang merasa dikalahkan atau kedua-duanya sama tidak mendapatkan keinginannya. Dengan cara seperti ini, hubungan interpersonal hanya dapat berjalan singkat. Pada tipe asertif, kedua pihak saling bekerjasama dan bermusyawarah sehingga sama-sama mendapatkan keinginan masing-masing, sama-sama menang dan hubungan baik bisa dipertahankan.

Ketika akan melakuakan negosiasi, seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa aspek agar negosiasi yang akan dilakukan berjalan dengan baik dan memberikan hasil yang memuaskan. Aspek tersebut diantaranya adalah:

1.Jangan fokus kepada diri sendiri

Ketika melakukan negosiasi, sebaiknya menghargai pendapat orang lain. Orang yang terlalu fokus pada diri sendiri cenderung gagal melakukan negosiasi.

2.Membuat persiapan

Wajib bagi sekretaris melakukan persiapan melakukan negosiasi, seperti posisi lawan negosiasi dan penyelesaian yang akan digunakan.

3.Percaya diri

Sikap percaya diri sangat diperlukan ketika melakukan negosiasi. Hal tersebut diperlukan saat kita menyapaikan ide untuk kedua belah pihak.

4.Hubungan interpersonal yang baik

Ketika melakukan negosiasi sebaiknya fokus pada topik pembicaraan dan mengesampingkan hal-hal yang tidak penting.

5.Bahasa tubuh

Bahasa tubuh sangat berpergaruh terhadap hasil negosiasi. Bahasa tubuh yang tepat akan memberikan kesan yang positif terhadap lawan bicara. Contohnya, sikap duduk yang tegak, menghindari gerakan tangan yang tidak perlu, ekspresi wajah yang ramah namun tegas.

6.Power of Sound

Menggunakan nada bicara yang kuat dan lemah. Kita harus memahami kapan saatnya kita menggunakan nada kuat dan lemat. Biasanya nada kuat digunakan ketika mengemukakan hal-hal penting. Sedangkan nada lemah digunakan ketika mengemukakan saran atau nasihat.

Sekretaris yang memiliki keterampilan negosiasi dengan baik merupakan nilai tambah bagi profesi sekretaris.Kemampuan negosiasi diperoleh dari berbagai faktor, diantaranya mengikuti organisasi dan bagaimana kita bisa menggali potensi dari diri sendiri. Caranya, kita harus memahami potensi apa yang ada dalam diri kita. Misalnya kemampuan komunikasi dengan baik, maka dari itu kita harus sering melatih diri sendiri berkomunikasi dengan rekan kerja ataupun dengan atasan. Setiap orang bisa menjadi negosiator yang baik, walaupun tidak bisa dihindari adanya anggapan faktor bakat pada individu tertentu. Materi yang digunakan menuju negosiator yang baik adalah komunikasi, atau yang lebih populer lagi yaitu komunikasi efektif.

Seorang sekretaris harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik, terutama kemampuan negosiasi. Karena seorang sekretaris profesional tidak hanya bekerja didepan komputer, melainkan mendampingi pimpinan atau atasan untuk melakukan negosiasi dengan klien perusahaan. Oleh karena itu, kemampuan negosiasi yang baik merupakan bekal dalam menjadi seorang sekretaris profesional.