Knowledge Management ISO 9001:2015

Knowledge Management merupakan salah satu persyaratan yang baru pada ISO 9001 versi 2015. Secara garis besar, persyaratan ini mengharuskan organisasi untuk mengetahui pengetahuan apa yang diperlukan, memelihara dan membuatnya tersedia pada tingkatyang diperlukan.

Definisi Knowledge dari ISO adalah “the available collection of information being a justified belief and having a high certainty to be true”. Jika diterjemahkan, Pengetahuan adalah ketersediaan sekumpulan informasi yang dipercayai kebenarannya dan memiliki kepastian yang tinggi untuk menjadi kenyataan.

Dalam konsep Organization Knowledge, yang berkembang beriringan dengan konsep knowledge management, organization learning, learning organization, dikenal apa yang disebut explicit knowledge dan tacit knowledge. Sementara explicit knowledge adalah pengetahuan yang jelas, tertulis, mudah diakses, tacit knowledge adalah pengetahuan yang tersembunyi, yang membuat seseorang menjadi ahli, tidak mudah dibagi, tidak mudah diakses, terkumpul dari perpaduan antara pengalaman, intuisi, bakat dan lain-lain. Tacit knowledge inilah yang dimaksud dalam ISO 9001:2015 yang perlu ditangkap dan disebarkan.

Berdasarkan draft perubahan dan definisi tersebut, ISO 9001:2015 memiliki dampak besar bagi perusahaan. Kini, pengetahuan menjadi aset yang harus dikelola secara serius. Berikut ini beberapa komponen yang dapat menjadi indikator telah terpenuhi:

1.Organizational knowledge dapat berupa informasi tentang intellectual property dan lesson learned.

2.Untuk mendapatkan knowledge tersebut, dapat melalui internal dan eksternal.

-Internal: kekayaan intelektual, pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman, pelajaran dari kegagalan dan proyek yang berhasil, menangkap dan berbagi pengetahuan dan pengalaman tidak terdaftar, hasil perbaikan dalam proses, produk dan jasa.

-Eksternal: standar, akademisi, konferensi, pertemuan, pengetahuan dari pelanggan atau penyedia eksternal.

3.Lesson learned menjadi komponen yang wajib dipenuhi.

4.Begitu pula dengan pengetahuan tacit yang ada di kepala para karyawan senior.

5.Mekanisme akses pengetahuan di luar organisasi, dan mekanisme menyebarkan Pengetahuan tersebut ke seluruh organisasi.

Jika menghubungkan dengan indikator tersebut, berikut ini beberapa aktivitas Knowledge Management yang dapat digunakan untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 terbaru ini:

1.Dokumentasi Pengalaman terkait Pekerjaan (lesson learned) dengan metode Peer Assist, After Action Review dan Retrospect.

2.Dokumentasi Pengalaman Tacit dari Karyawan Senior menggunakan Knowledge Capture.

3.Penyebaran pengetahuan dan dokumentasi ke seluruh perusahaan dengan Community of Practice.

Kelima tahapan tersebut di atas dapat dilakukan dengan cara yang sederhana maupun rumit, tergantung konteks organisasi. Beberapa perusahaan kecil mungkin saja hanya memerlukan cara agar sebanyak mungkin pengetahuan yang ada pada personil internal yang dianggap ahli dapat didokumentasikan, lalu memilih cara penyimpanan yang membuat informasi penting tersebut dapat diakses oleh personil yang membutuhkan. Program mentoring atau pelatihan bisa saja dilakukan sebagai cara membagi pengetahuan.

Untuk perusahaan lain yang lebih besar, mendokumentasikan pengetahuan, menyimpan dan membagi bisa saja dilakukan dengan cara yang lebih canggih dan terprogram. Banyak organisasi yang memerlukan waktu tahunan untuk dapat menerapkan knowledge management yang dapat berdampak pada peningkatan kinerja organisasi. Pengguna teknologi informasi juga sudah menjadi hal yang umum dalam penerapan knowledge management.