Mengenal Pembelian Yang Terkontrol

Latar Belakang

Proses pembelian merupakan hal yang penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Terutama dalam perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan barang, maka pembelian barang merupakan kegiatan utama yang dapat menunjang ketersediaan persediaan perusahaan untuk dijual kembali. bahkan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur pun kegiatan pembelian bahan baku merupakan penunjang utama agar proses produksi dapat terus berjalan.

Jangan sampai perusahaan mengalami kekurangan stok barang untuk dijual atau stok bahan baku produksi. Hal ini akan menghambat kegiatan operasional perusahaan dan damapaknya dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

Dalam kesempatan ini, kita akan membahas prosedur pembelian yang baik bagi perusahaan. Prosedur ini bersifat umum dan penerapannya dapat disesuaikan kembali ke masing-masing perusahaan. Penambahan prosedur sangat dimungkinkan mengingat kompleksitas/kerumitan kegiatan operasional berbeda-beda pada masing-masing perusahaan.

Fasilitas Pendukung yang Dibutuhkan

Hal pertama yang perlu disiapkan dalam organisasi pembelian adalah satu orang petugas administrasi pembelian perusahaan. Petugas ini yang berfungsi untuk mendokumentasikan/mengadministrasikan dokumen-dokumen pembelian perusahaan. Namun perlu diingat, petugas administrasi pembelian ini bukanlah pihak yang berhak untuk mengotorisasi transaksi pembelian perusahaan. Pengotorisasian atas transaksi pembelian perusahaan dilakukan oleh Direksi/pihak yang ditunjuk langsung oleh Direksi melalui Surat Keputusan Direksi. Limit/batasan berapa jumlah/jenis pembelian yang boleh diotorisasi oleh Direksi/pihak yang ditunjuk Direksi dapat bervariasi dan tidak paten. Pemisahan ini merupakan keputusan masing-masing perusahaan yang tertuang dalam Surat Keputusan Direksi mengenai pembelian.

Prosedur Pembelian yang Baik

Pemicu adanya transaksi pembelian adalah kebutuhan akan barang. Informasi kebutuhan akan barang dapat diperoleh dari pihak yang diberi tugas untuk mengelola barang, umumnya petugas Gudang. dimana pada awalnya petugas Gudang mengetahui bahwa stok persediaannya di gudang telah menipis, sehingga petugas Gudang membuat semacam Surat Permintaan Pembelian. Surat ini berfungsi untuk memberitahukan dan meminta dibelikan barang kepada Petugas Admin Pembelian. Namun surat ini tidak dapat langsung diproses pembeliannya, karena harus disetujui terlebih dahulu oleh Direksi/Pihak yang ditunjuk Direksi untuk menyetujui permintaan pembelian sesuai Surat Keputusan Direksi.

Apabila Surat Permintaan Pembelian sudah disetujui, baru kemudian Petugas Administrasi Pembelian dapat memprosesnya untuk dibuatkan Surat Pesanan Pembelian. Surat Pesanan Pembelian dapat disetujui terlebih dulu oleh Manager Pembelian. Proses ini untuk menghindari penetapan harga beli yang telah disetujui di awal, atau penetapan supplier yang ditunjuk perusahaan. Menghindari adanya transaksi pembelian fiktif dan rekanan fiktif. Setelah Surat Pesanan Pembelian disetujui, maka Petugas Administrasi Pembelian dapat melakukan pemesanan ke Supplier. Surat Pesanan Pembelian yang sudah disetujui juga wajib dikirimkan kepada rekanan perusahaan terlebih dulu. Hal ini untuk menghindari kesalahan dalam jumlah pesanan, jenis barang yang dipesan dan harga yang disepakati sebelumnya. Rekanan yang telah menerima Surat Pesanan Pembelian dari perusahaan wajib menandatangani Surat Pesanan tersebut sebagai bukti persetujuan dan mengirimkan kembali kepada perusahaan.

Pada saat barang yang dipesan telah tiba, maka ada baiknya sebelum barang diterima oleh Bagian Gudang, dokumen Surat Jalan dari supplier masuk ke Petugas Admin Pembelian terlebih dahulu. Dimana petugas admin pembelian dapat melakukan pencocokan surat jalan dengan purchase order yang sebelumnya pernah dibuat. Apabila barang secara dokumen telah sesuai dengan yang dipesan, maka Petugas Admin Pembelian dapat memberi tanda bahwa Surat jalan tersebut telah diperiksa bagian pembelian.

Setelah surat jalan diperiksa oleh petugas admin pembelian, maka baru bagian Gudang dapat menerima barang. Berdasarkan Surat jalan, petugas Gudang wajib untuk melakukan pemeriksaan secara fisik barang yang diterimanya. Mulai dari kode barang hingga jumlah barang yang diterima apakah telah sesuai dengan yang tertulis pada Surat Jalan. Apabila terdapat ketidakcocokan dalam hal jumlah, maka Petugas Gudang wajib untuk mencoret surat jalan supplier dan mengkoreksinya dengan jumlah yang sesuai fisik. Sedangkan apabila terdapat ketidaksesuaian jenis barang yang diteirma dengan surat jalan dan barang tetap diterima oleh perusahaan, maka uraian yang tertera pada surat jalan wajib dikoreksi.

Setelah Petugas Gudang selesai menerima barang, maka Petugas Gudang wajib memberikan tandatangannya pada Surat Jalan Supplier sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh perusahaan. Pada transaksi pembelian secara kredit, maka umumnya Surat Jalan copy akan diserahkan kepada perusahaan. Sedangkan surat jalan asli masih dibawa oleh Supplier hingga proses pembayaran terlaksana. Selanjutnya, petugas Gudang juga wajib untuk membuat Laporan Penerimaan Barang berdasarkan fisik barang yang diterima perusahaan. Kemudian petugas Gudang juga diwajibkan mengupdate kartu stoknya atas barang yang baru diterimanya.

Surat jalan supplier dan Laporan Penerimaan Barang diserahkan kepada Petugas Admin Pembelian sebagai bukti dokumen terjadinya penerimaan barang. Setelah diproses oleh Bagian Pembelian, dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada Petugas Admin Hutang dan disimpan secara rapi oleh petugas Admin Hutang karena berkaitan dengan penagihan oleh Supplier. Pengarsipan dilakukan per Supplier berdasarkan urutan tanggal jatuh tempo hutang. Hal ini untuk mempermudah pencarian dokumen-dokumen tersebut pada saat dibutuhkan.

Penutup dan Kesimpulan

Kesimpulan dari prosedur diatas adalah bahwa setiap transaksi pembelian yang terjadi wajib dikontrol dengan cara persetujuan atas transaksi pembelian dilakukan oleh pihak-pihak yang ditunjuk oleh Direksi melalui suatu Surat Keputusan. Selain itu, dengan menrapkan prosedur diatas maka diharapkan kualitas dan kesesuaian barang yang diterima adalah terjamin kualitasnya karena melalui proses pemeriksaan berlapis, mulai dari pemeriksaan secara dokumen dan pemeriksaan secara fisik oleh petugas gudang. hal ini untuk menghindari barang yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan.

Dari gambaran prosedur pembelian yang dijelaskan diatas diharapkan pembaca dapat memahami dan dapat menerapkan aplikasinya pada perusahaannya. Prosedur diatas dapat mengatur proses pembelian barang berjalan efektif dan diharapkan perusahaan dapat memperoleh barang yang dibutuhkan secara tepat baik secara kuantity dan kualitas.