Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Untuk Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia (SDM) adalah komponen yang menentukan terhadap perkembangan suatu perusahaan. SDM merupakan hal penting dan menjadi sumber keunggulan bersaing bagi organisasi dikarenakan tanpa SDM yang kuat fungsi perusahaan lainnya tidak akan dapat berjalan dengan maksimal. Perubahan lingkungan bisnis telah membawa dampak yang tidak sedikit bagi perusahaan bahkan SDM pun mengalami perubahan dari suatu yang bersifat parsial ke arah yang lebih terintegrasi dan bersifat strategis. Dengan fenomena demikian maka SDM harus memiliki strategik bisnis seperti kepedulian pada karyawan, pencapaian laba maksimal, kefektifan dan kelangsungan organisasi untuk ke depannya. Sehingga peranan dari SDM akan benar-benar dapat menghasilkan suatu strategik SDM yang kuat meskipun terdapat faktor penghambat di internal dan eksternal perusahaan.

Dalam perkembangan saat ini sumber daya manusia harus terkelola dengan baik, karena dengan adanya pengelolaan yang baik untuk SDMnya maka organisasi tersebut dapat mempersiapkan SDMnya untuk perkembangan organisasi ke depannya. Pengelolaan SDM saat ini tidak hanya melibatkan jumlah yang bertambah banyak, namun terlebih karena aspek kompleksitas penangannya, disamping kecepatan, keakuratan dan updated informasi adalah hal yang utama.Sehingga karena adanya kebutuhan pengelolaan SDM tersebut maka diperlukan adanya Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information System).

Apa itu SIstem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)? Menurut Novianto (2010) dalam Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen, SISDM adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Sementara menurut Kovach et al (2002) Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) adalah sebuah konsep conceming pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) pengembangan dan karakteristik untuk pengelolaan yang efektif dari Manajemen SISDM dianggap sebagai prosedur yang sistematis untuk mengumpulkan, menyimpan, memelihara, dan memulihkan data yang dibutuhkan oleh organisasi tentang sumber daya manusia mereka, kegiatan personil dan karakteristik dalam organisasi.Dengan adanya sistem informasi sumber daya manusia ini memudahkan bagi pengelola SDM untuk mengelola SDM di suatu perusahaan.

Penggunaan teknologi dalam SDM telah berkembang dengan cepat dan terus meningkatkan perubahannya dalam pengelolaan SDM dengan eksekutif, manajer, dan karyawan (Mathis dan Jackson, 2010). Munculnya Strategik SDM telah menciptakan kebutuhan nyata untuk informasi tentang SDM dalam mengelola SDM menjadi lebih terstruktur dan efisien dalam organisasi.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ini memiliki 4 fungsi yaitu yang pertama, perekrutan dan penerimaan (Recruiting and Hiring). Manajemen SDM membantu menerima karyawan baru ke dalam perusahaan. Manajemen SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai. Kedua, pendidikan dan pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, manajemen SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja karyawan.

Ketiga, manajemen data. Manajemen SDM menyimpan database yang berhubungan dengan karyawan dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai misalnya terkait dengan kegiatan promosi, rotasi, demosi ataupun mutasi lainnya. Keempat, terminasi dan admistrasi yang terkait. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, manajemen SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan karyawan.

SISDM memiliki kegunaan dan manfaat yang berbeda, meningkatkan SISDM yang baik dapat membantu organisasi umumnya dalam mengelola semua informasi SDM. Manfaat lain yang didapatkan dengan adanya penerapan SISDM adalah meningkatkan daya saing dengan mengembangkan dan meningkatkan prosedur SDM, menghasilkan atau membuat yang lebih banyak dan lebih baik dalam berbagai laporan SDM, mengatur peran SDM dalam setiap tindakan, untuk mengatur ulang peran seluruh SDM /departemen personalia /bagian organisasi. Selain itu, SISDM dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan strategis, untuk mengevaluasi program atau kebijakan, atau untuk mendukung masalah operasional sehari-hari (Kundu et al, 2007 dalam Gloria, 2013).

SISDM sekarang digunakan tidak hanya untuk tujuan administratif tetapi juga untuk strategis dan pengambilan keputusan bisnis tujuan. Oleh karena itu, SISDM dapat meningkatkan efisiensi administrasi melalui pengolahan informasi yang jauh lebih cepat, meningkatkan komunikasi karyawan, akurasi informasi yang lebih besar, biaya SDM yang lebih rendah dan peningkatan produktivitas SDM secara keseluruhan. Mayfield dan rekan-rekannya (2003) menambahkan bahwa fungsi SISDM sesuai dengan kepentingan organisasi dalam memelihara dan mengelola modal manusia didasarkan pada visi organisasi dan strategi untuk mencapai visi tersebut.

Menurut Novianto (2010), dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Department) yaitu mengelola tentang 1) Seleksi dan Rekrutmen, bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. 2) Pelatihan dan Pengembangan, yaitu fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja.

3) Compensation and Benefit, berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.Manajemen Kinerja (performance management), merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. 4) Perencanaan Karir (carrier planning), bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi.

5) Hubungan Karyawan berfungsi sebagai perantara penyampaian informasi kepada seluruh karyawan terkait kebijakan – kebijakan perusahaan, atau peraturan perusahaan. 6) Separation Management, yaitu fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya). 7) Personnel Administration and HRIS, secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap database karyawan, 8) Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

Untuk mengelola sumber daya manusia memerlukan suatu sistem yang terintegrasi. Pengelolaan sumber daya manusia meliputi beberapa kegiatan administratif seperti mengumpulkan, memelihara atau menyimpan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen sehingga kebutuhan akan informasi tersebut dapat cepat tersampaikan dengan adanya suatu sistem informasi sumber daya manusia.