Pentingnya Tata Krama Dan Etika Di Dunia Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah profesi yang sifatnya mendampingi atau mendukung pimpinan, melakukan pekerjaan rutin di kantor, tugas-tugas administratif, bahkan tugas-tugas pribadi dari atasan. Di lain sisi seorang sekretaris juga diharuskan mampu mengetik 10 jari dan cepat, penggunaan komputer dan software serta aplikasi Microsoft Office, dan mengatur agenda dari atasan. Di era yang semakin maju ini, profesi sekretaris sangat dibutuhkan dan semakin meluas seiring dengan kebutuhan bisnis dimana seorang sekretaris tidak hanya mendampingi atasan saja, namun sebagai perwakilan perusahaan atau jembatan antara perusahaan dengan pihak luar dan tamu yang akan berinteraksi dengan perusahaan dimana tempat ia bekerja. Seorang sekretaris juga merupakan pihak yang paling sering dihubungi untuk menyampaikan sesuatu ke atasan maupun ke perusahaan.

Karena seorang sekretaris adalah jembatan antara perusahaan dengan pihak luar, maka yang terpenting dari seorang sekretaris adalah etika dan tata krama. Etika dan tata krama seorang sekretaris adalah suatu pegangan yang harus diterapkan dan perlu dilaksanakan dan dihayati. Etika utama yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah jujur, setia, tanggungjawab, dan berdedikasi. Salah satunya adalah cara berbusana seorang sekretaris, ada beberapa hal yang harus diperhatikan diantaranya waktu, keadaan jasmani, iklim, bahan pakaian, warna pakaian, motif pakaian, kosmetik, dan asesoris yang dipakai. Kemudian, cara berbicara seorang sekretaris, yang harus diperhatikan adalah tidak ceroboh dalam berbicara, tidak menyinggung perasaan orang lain, tidak memperbincangkan masalah pribadi, jangan suka gemar memuji diri sendiri, menghindari gossip, tidak suka memotong pembicaraan, dan tidak membesarkan masalah sepele.

Skill kita dalam human relation, sikap pribadi kita dalam mempertimbangkan sesuatu atau tindak tanduk, akan tercermin dalam hal – hal yang kelihatannya sepele dari apa yang kita kerjakan dan katakan, misalnya seperti beberapa hal yang perlu ditunjukkan dalam kantor yaitu perkenalan. Perkenalkan diri kita kepada rekan yang baru dengan senyum bersahabat dan sikap ramah. Apabila ketika kita ingin memperkenalkan orang, bertindaklah dengan cepat dan efisien, sehingga membuat orang lain merasa senang; kedua adalah ucapan salam, salam yang cerah dan gembira adalah salah satu ciri sifat keramah-tamahan kita. Teman sekerja, para pelanggan dan para tamu senang memperoleh penentraman diri sebelum terjun ke bidang pekerjaan masing–masing. Beberapa menit yang dibuang untuk sekedar berpamitan dengan perasaan gembira, adalah sebagai public relation yang lebih baik daripada tergopoh–gopoh pergi tanpa pamit; selanjutnya yaitu urusan–urusan pribadi, orang yang bijaksana tentu tidak akan membosankan atau mengganggu orang lain dengan cerita-cerita tentang masalah pribadinya atau menyombongkan diri dengan prestasi yang telah dicapainya. Tetapi persahabatan disuatu kantor akan membantu suasana dan kondisi kerja yang harmonis. Menurut peraturan yang berlaku, bahwa bisnis dan kesenangan tidak bisa dicampur adukkan. Namun peraturan yang baik adalah sikap bersahabat di dalam kerja, tetapi harus menghindarkan diri dari hubungan yang begitu erat sehingga nantinya dapat mengganggu pekerjaan dan menghalangi kesempatan promosi kita. Selanjutnya adalah Loyalitas, sebagai pegawai yang loyal sudah tentu kita tidak akan mencari keuntungan pribadi dengan biaya kelompok. Kita akan menghindarkan diri dari perdebatan – perdebatan yang tak berarti selama bekerja. Juga harus diingat bahwa yang suka membuat gosip tidak akan mempunyai kawan. Jangan menceritakan yang tidak–tidak tentang rekan–rekan sekerja kita. Janganlah suka mengkritik pekerjaan mereka. Hormatilah hak mereka untuk menikmati kehidupan pribadi mereka sendiri. Menjaga / Pandai Menyimpan Rahasia, loyalitas kita yang pertama adalah untuk pimpinan dan perusahaan. Berusahalah untuk dapat menyimpan/memegang teguh rahasia yang tidak boleh diketahui umum; Ikut Memikirkan Orang Lain, ucapan “silahkan” dan “terima kasih”, kartu ulang tahun yang tak disangka–sangka, ucapan–ucapan selamat ulang tahun, dan pesan–pesan penuh simpati, adalah beberapa contoh dari sekian banyak ucapan yang mengundang simpati orang lain. Bila kita menganggap diri kita sebagai orang yang bijaksana makan bukannya kata–kata “untuk–untuk” saja yang perlu kita sampaikan, tetapi berupa tindakan atau bantuan yang diberikan kepada orang lain. Sukses Bergaul dengan Rekan Sekantor, jelas bukan suatu usaha/pekerjaan yang mudah untuk memperoleh simpati dan respek dari rekan kerja. Kita harus menerapkan semua anjuran – anjuran yang dikemukakan sendiri, ditambah lagi dengan banyak hal yang akan kita jumpai melalui pengalaman. Ingat bahwa permulaan yang baik adalah sebagai anak tangga pertama yang kita injak untuk dapat menginjak anak tangga selanjutnya. Sampai sejauh mana kita berhasil, akan banyak ditentukan oleh sampai mana perkembangan skill kita dalam human relation.