Pentingnya Manajemen Waktu Bagi Sekretaris

Seorang sekretaris dituntut dapat selalu tampil prima, cekatan dan mampu mengelola setiap pekerjaannya dengan cermat, hal ini dikarenakan peranan seorang sekretaris yang sangat penting dalam berbagai hal seperti manajerial, administrasi hingga pekerjaan yang bersifat kehumasan. Kadang kita sebagai seorang sekretaris sering mengeluh bahwa kita tidak punya waktu untuk mengerjakan semua tugas yang ada, terlalu banyak pekerjaan yang harus dikerjakan dalam satu waktu dengan deadline yang hampir bersamaan, sehingga waktu jam kerja kita sehari selama 7 jam dirasa kurang untuk mengerjakan tugas yang diberikan kepada kita. Apabila kita tidak dapat menyelesaikan tugas tepat waktu, pasti kita akan mendapatkan teguran dari atasan dan dapat mempengaruhi kinerja kantor. Akibatnya kita menjadi stress, menunda banyak pekerjaan yang diberikan, lembur untuk waktu yang lama.

Mengingat banyaknya tugas dan tanggung jawab yang harus diemban oleh sekretaris, maka dibutuhkan manajemen waktu yang baik, sehingga pekerjaan-pekerjaan yang melimpah tersebut bisa diselesaikan dengan baik, cepat, dan tepat.

Apakah definisi dari manajemen waktu? Manajemen waktu adalah cara atau proses dalam merencanakan, mengelola dan melatih kesadaran diri terhadap lamanya waktu yang digunakan untuk mengerjakan satu pekerjaan, terutama untuk meningkatkan keefektifitasan, efisiensi, dan produktivitas suatu pekerjaan. Manajemen waktu yang baik adalah tentang prioritas yang tepat. Kualitas pekerjaan Anda tergantung pada manajemen yang cerdas dari waktu Anda dan bukan oleh jumlah energi yang Anda gunakan pada apa yang anda lakukan.

Bagaimana cara agar Anda dapat mengelola waktu Anda dengan baik? Yang pertama yang perlu Anda lakukan adalah Anda harus berjanji pada diri Anda sendiri bahwa Anda akan menjadi lebih terorganisir dan fokus pada tujuan Anda dan bahwa Anda akan menggunakan waktu untuk kebaikan Anda sendiri. Selanjutnya ada 7 cara yang dapat Anda lakukan untuk membuat manajemen waktu yang baik dan tepat, cara-cara tersebut adalah:

1. Buatlah to-do-lists

To-do lists yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan Anda saat ini serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar, Anda harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Tulis tugas yang diberikan kepada Anda, di buku atau aplikasi lain yang bisa digunakan untuk membuat to do list, lalu beri tanda merah untuk tugas yang urgent atau perlu didahulukan. Apabila sudah dikerjakan, segera hapus tugas tersebut dari daftar Anda, agar Anda dapat fokus pada tugas yang lain.

2. Belajarlah untuk mengatur prioritas Anda

Anda harus belajar bagaimana cara yang efisien dalam mengatur prioritas-prioritas anda. Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80% dari prestasi Anda dihasilkan dengan melakukan 20% usaha Anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting Anda, dan mengerjakan tugas-tugas yang kurang penting, sehingga hasil yang di dapat lebih maksimal.

3. Kunci manajemen waktu yang sukses adalah delegasi

Pendelegasian pekerjaan adalah hal yang penting dalam manajemen waktu. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya caradimana Anda dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar penting bagi Anda. Pendelegasian tugas juga dapat membantu Anda belajar untuk berinteraksi dengan orang lain, menggali potensi Anda sebagai seorang leader, serta melakukan fungsi pemantauan atas tugas yang kita delegasikan tersebut.

4. Jangan takut untuk mengatakan “TIDAK”

Anda harus mampu berkata tidak atau menolak tugas yang tidak mampu Anda kerjakan, atau yang diluar dari tanggung jawab Anda. Seorang sekretaris harus tegas dalam menjalankan norma dan prosedur di tempat Anda bekerja, sehingga pekerjaan yang tidak berhubungan dengan scope seorang sekretaris maka harus dikaji ulang bahkan di tolak.

5. Kenali waktu dimana Anda lebih produktif

Kinerja Anda sangat mungkin tidak sama sepanjang waktu. Ada saat-saat dimana anda lebih produktif sementara di saat lain produktivitas anda menurun. Temukan periode waktu dimana anda lebih produktif dan di saat tersebut cobalah untuk menangani tugas yang paling sulit. Biasanya pagi hari adalah waktu yang produktif, sedangkan setelah makan siang maka produktifitas kerja Anda akan menurun.

6. Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk nanti

Anda perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu Anda lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah. Misalnya atasan Anda meminta Anda untuk membuatkan proposal, tetapi di saat yang sama rekan sekantor Anda mengajak untuk ngobrol santai, sebaiknya Anda tetap mengerjakan proposal tersebut hingga selesai, setelah selesai barulah Anda dapat mengobrol dengan rekan sekantor Anda.

7. Selalu rencanakan waktu untuk kegiatan tak terduga

Masukkan dalam rencana anda waktu ekstra untuk tugas-tugas dan kegiatan tak terduga. Revisi rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga. Hal-hal yang beresiko akan memakan waktu anda misalnya listrik kantor padam, atau komputer Anda bermasalah, sebaiknya Anda mencari solusi untuk mengatasi hal tersebut.

Manajemen waktu memang tidak mudah untuk dilaksanakan, membutuhkan waktu agar dapat menguasainya, sehingga lebih cepat untuk memulainya semakin Anda dapat menerapkannya dengan baik. Mulailah dari sekarang untuk menjadi sekretaris yang lebih baik.