Prinsip Dasar Dalam Mendesign Struktur Organisasi

Desain organisasi dan budaya di dalam organisasi sangat dipengaruhi oleh gaya manajerial pelaku organisasinya. Desain organisasi merupakan sebuah kerangka kerja yang komprehensif sebagai wadah untuk mengintegrasikan elemen-elemen kunci organisasi, yakni sumber daya manusia, informasi dan teknologi. Desain organisasi juga meliputi elemen-elemen struktur organisasi, yakni hirarki manajerial dan pengelompokan departemen, selain itu lebih lanjut juga ada pembagian untuk infrastruktur teknologi dan alur kerja (SOP).Desain organisasi harus diperhatikan dengan baik, sebab ketika organisasi kita bisa secara tepat menetapkan suatu jenis struktur, akan bisa memberikan banyak manfaat dan keuntungan bagi perusahaan. Di lain pihak, desain kita tidak bisa memfasilitasi kegiatan opersional perusahaan, maka tidak sedikit kerugian yang bisa ditimbulkan. Ada baiknya, ketika mendesain organisasi kita bisa menyusun informasi terkait dengan kelebihan dan kelemahan daripada desain yang hendak dipergunakan khusunya untuk desain organisasi formal.

A.Clarity

Kejelasan adalah salah satu hal yang perlu dituangkan dan diterapkan didalam menjalankan sebuah desain organisasi. Kejelasan disini meliputi jalur struktural lini dan komando,proses pelaporan dan pertanggungjawaban, pengambilan keputusan, alur informasi dan koordinasi serta alur atau proses kerja. Kejelasan yang tertuang dan terlaksana dengan baik akan memberikan keuntungan yang besar bagi organisasi. Diantaranya adalah membantu perkembangan dan pelaksanaan kegiatan operasional secara efisien, memberikan pedoman dan kejelasan bagi setiap pemegang jabatan untuk berkoordinasi dan mempertanggungjawabkan pekerjaannya. Di lain pihak, jika tidak ada kejelasan terkait dengan fungsi, peran dan tanggung jawab bagi tiap sumber daya manusia, akan memunculkan kerugian diantaranya akan menimbulkan keengganan bagi karyawan untuk melaksanakan tugas lain diluar scoop uraian pekerjaan yang dimilikinya saat ini.

B.Growth

Desain organisasi yang kuat dan tepat akan sangat membantu perusahaan untuk tumbuh dan berkembang. Desain yang tepat akan bisa mengarahkan perusahaan untuk bisa mempersiapkan kebutuhan pengembangannya baik dalam jangka pendek ataupun jangka panjang. Perencanaan yang baik tersebut bisa memberikan gambaran pada perusahaan untuk mengembangkan usahanya, misal penambahan infrastruktur teknologi dan infomasi dan atau penambahan cabang usaha. Di lain pihak, desain yang tidak tepat, tidak akan bisa mengarahkan organisasi untuk bisa mempersiapkan kepentingan perusahaan untuk berkembang. Misal, desain yang tidak tepat dan implementasi yang tidak efisien akan menimbulkan tindakan-tindakan yang tidak relevan dan tidak menunjang perkembangan perusahaan, misal menambahkan jumlah karyawan walaupun hanya satu orang.

C.Adaptability

Desain organisasi yang tepat juga membantu perusahaan untuk mudah beradaptasi dengan perubahan yang terus menerus dan secara konstan, utamanya terkait dengan perubahan tren di pasaran. Desain yang terlalu kaku berdampak pada kondisi perusahaan yang bisa beradaptasi untuk perubahan tren saat ini, namun ketika ada perubahan tren lain perusahaan tidak bisa beradaptasi. Berbeda halnya dengan desain yang fleksibel, maka tiap kali terjadi perubahaan baik untuk kondisi saat ini ataupun yang akan datang, maka perusahaan akan dengan mudah beradaptasi dengan perubahan pada tren pasaran.

D.Opportunities

Kesempatan yang dimaksud di dalam desain organisasi adalah terkait dengan career path atau track bagi karyawan untuk berkembang di dalam organisasi. Desain organisasi yang terlalu kaku akan menyebabkan karyawan tidak memiliki pandangan atau acuan untuk bisa mengembangkan karir di dalam perusahaan. Berbeda dengan desain yang lebih fleksibel, adanya pedoman career path di dalam perusahaan dan disertai dengan ketentuan bahwa setiap karyawan bisa menentukan karir mereka di dalam perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan dan hasil daripada kinerjanya.

Tidak hanya hal-hal tersebut diatas, organisasi membutuhkan sebuah struktur untuk mengimplementasikan tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi membantu perusahaan untuk menentukan metode operasional pengembangan dan pelaksanaan bisnis. Dewasa ini, banyak perusahaan yang memilih untuk menerapkan struktur organisasi dimana karyawan dikelola melalui struktur garis wewenang yang jelas dan pertanggungjawabn yang tegas kepada satu orang diatasnya. Model fungsional-vertikal juga dipergunakan melalui hierarki dengan menguatkan subordinasi organisasi yang meliputi manajemen rentang kendali (span of control), hubungan pertanggungjawaban dan terpusatnya manajemen dan pengelolaan staf. Struktur organisasi memiliki beberapa kelebihan namun juga sekaligus kelemahan pada beberapa aspek berikut;

1. Komunikasi

Melalui struktur fungsional-vertikal organisasi bisa mengelompokkan SDM berdasarkan kemampuan di bidang masing-masing untuk meningkatkan efisiensi. Pengelompokkan ini memiliki manfaat untuk meningkatkan efektivitas dan fokus karyawan dalam pengembangan bagian mereka, namun pengelompokkan ini juga menimbulkan adanya dampak negatif. Dampak negatif tersebut adalah, karyawan yang hanya berfokus pada kelompok akan memiliki kesulitan dalam berbaur atau berkomunikasi dengan kelompok lain di dalam organisasi. Dalam penerapan struktur fungsional-vertikal, pihak manajemen perlu mempertimbangkan kemampuan interpersonal karyawan serta kemampuan bekerja secara grup kecil ataupun tersinergi dalam keseluruhan organisasi.

2. Tujuan Fungsional

Sebuah struktur organisasi fungsional-vertikal memberikan kesempatan bagi karyawan untuk bisa menetukan karir didalam perusahaan. Karyawan yang bisa memanfaatkan dan mengelola kemampuan dan ketrampilannya bisa bertumbuh bersama organisasi dan bisa menaiki level-level jabatan yang ada sesuai dengan kemampuannya. Tetapi, di lain pihak, perusahaan sering terdistraksi dari tujuan utama organisasi itu sendiri. Organisasi yang berfokus pada pengembangan karyawan justru biasanya akan sedikit melalaikan tujuan utama organisasi terutama di dalam bidang finansial.

3. Hirarki

Struktur daripada fungsional-vertikal cukup jelas dan bisa diprediksi. Karyawan dan manajemen bisa memahami dengan baik rantai komando dan koordinasi didalam perusahaan terutama terkait dengan hubungan kerja dan pertanggungjawaban. Kelemahan dengan adanya struktur fungsional-vertikal adalah terkait dengan upaya untuk mempertahankan komando dan arahan yang diberikan oleh pimpinan dan keseimbangan jumlah / komposisi pada level manajerial. Semakin banyak tingkatan dalam hierarki, berarti semakin banyak pula komando yang diberikan dan pengambilan keputusan yang berbeda-beda pula.

4. Pelatihan dan Informasi

Melalui struktur fungsional-vertikal, proses transfer knowledge bisa diberikan dengan mudah dari atasan kepada bawahan serta alur informasi sudah jelas tertata pada tiap-tiap tingkatan. Melihat aspek ini, struktur fungsional-vertikal cocok jika diterapkan pada organisasi yang tidak terlalu besar. Organisasi yang terlalu besar berdampak padaterhambatanya alur informasi, misal hanya terbatas dan stuck pada satu bagian / departemen. Selain hal tersebut, proses transfer knowledge juga akan terbatas pada tingkatan-tingkatan tertentu jika kondisi organisasi terlalu besar.

Perlu diperhatikan, di dalam mengelola dan mengembangkan organisasi harus memperhatikan detail komponen organisasi, baik dari segi SDM, skop pengelompokan tugas hingga pada pembagian fungsi lini dan manajemen. Hal ini dikarenakan melalui struktur organisasi tujuan perusahaan bisa diimplementasikan. Implementasi ini harus disertai dengan komunikasi efektif dan pengelolaan SDM yang relevan, sehingga seluruh komponen organisasi bisa terintegrasi dengan tepat.