Sudahkah Anda Memahami Bisnis Anda?

“Investasi saat ini masih cenderung wait and see terhadap langkah-langkah yang akan diambil pemerintah”, ujar Mohammad Faisal – Direktur Riset Center of Reform in Economics (CORE) yang dimuat dalam sindonews.com periode Mei 2015. Tak heran jika kondisi pertumbuhan ekonomi tanah air belakangan ini memang membuat banyak pengusaha khawatir sehingga cenderung mengambil tindakan wait and see. Perlambatan ekonomi yang ada turut mengakibatkan keuntungan yang ditargetkan tidak tercapai. Permintaan pasar berkurang, produksi menurun, biaya meningkat, harga melemah. Mau tidak mau Perusahaan harus melakukan efisiensi di segala lini agar kondisi perekonomian yang sukar tak berdampak pada kerugian yang besar.

Melihat perkembangan pasar juga menimbulkan tantangan baru bagi Perusahaan. Persaingan bisnis yang semakin ketat menunjukkan bahwa pasar saat ini juga semakin kompetitif. Agility akhirnya menjadi suatu hal yang harus diperhatikan dan dimiliki oleh Perusahaan untuk memperoleh dan mengelola informasi. Tanpa adanya agility, nilai kompetitif tidak akan mungkin tumbuh. Kegagalan atau terlambat dalam merespon tantangan bisnis yang tidak terduga seringkali menjadi masalah bagi Perusahaan. Sehingga hal ini turut menuntut Perusahaan secara real time melihat gambaran bisnis mereka secara menyeluruh. Untuk itu, meningkatkan efisiensi dan mempertajam daya respons merupakan hal yang diperlukan dan akhirnya akan menghasilkan nilai kompetitif bagi Perusahaan.

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah melakukan business process mapping, yaitu gambaran atas proses bisnis yang ada pada organisasi mulai dari proses yang besar hingga ke proses yang kecil. Hal ini merujuk pada kegiatan untuk menentukan batasan secara tepat tentang apa yang dilakukan oleh suatu organisasi bisnis. Termasuk pihak yang bertanggung jawab, standar yang harus dicapai, dan ukuran untuk menentukan keberhasilan suatu proses bisnis. Sehingga akhirnya Perusahaan memperoleh gambaran keseluruhan dalam kegiatan organisasi bisnis. Dengan business process mapping, Perusahaan dapat dengan mudah melihat apakah proses atau aktivitas yang dilakukan sekarang ini sudah ada pada titik yang efektif. Ini bisa diartikan dengan Perusahaan tetap melakukan proses bisnis dengan kondisi yang semestinya namun tetap dalam kondisi yang efisien atau menggunakan sumber daya yang paling minimal.

Memperbaiki proses berarti memperbaiki bisnis.

Tahapan pertama dalam penyusunan proses bisnis yaitu dengan melihat gambaran utuh atau proses besar yang di breakdown dalam main process, core process, dan supportive process. Istilah yang dapat digunakan adalah High Level Process. Tujuan pada level ini ialah untuk memperoleh suatu pengertian tentang proses agar karakteristik dan tujuan proses terlihat dengan jelas. Selanjutnya membuat rincian dari masing-masing proses besar yang ada pada High Level Process yang menunjukkan hasil yang diharapkan dan indikator proses tersebut atau bisa disebut sebagai Middle Level Process. Terakhir setelah sampai pada titik High Level Process, Perusahaan dapat membuat Low Level Process yang merupakan panduan dalam menjalankan masing-masing proses besar pada Middle Level Process atau dapat dikatakan sebagai prosedur tentang bagaimana melaksanakan proses besar tersebut. Secara sederhana, High dan Middle Level Process berbicara mengenai “WHAT?” atau proses, sedangkan Low Level Process berbicara mengenai “HOW?” dan “WHO?” atau bisa dikatakan merupakan suatu prosedur atau panduan dalam menjalankan suatu tugas.

Setelah proses bisnis diketahui, langkah selanjutnya adalah melakukan analisa berdasarkan business process mapping yang ada untuk menemukan titik kritis pada proses. Jika gambaran utuh sudah diperoleh, kejadian sesungguhnya akan dapat dengan mudah dilihat. Tidak hanya memudahkan melihat gambaran usaha. Dengan business process mapping, Perusahaan juga akan terbantu dengan ditemukannya visi yang sama yang akan menjadi dasar dalam memperbaiki proses. Analisa proses bisnis dapat dilakukan dengan mengajukan pertanyaan 5W1H.

·Who

Siapa yang berperan atas suatu proses? Syarat apa yang diperlukan atau keterampilan apa yang harus dimiliki? Peran atas suatu proses tidak selalu berkaitan dengan orang, tetapi juga tools.

·What

Berbicara mengenai apa yang dikerjakan? Apa output atau keluaran dari proses yang ada? Dokumen atau informasi apa yang diperlukan? Dan pada bagian ini pada akhirnya merujuk kepada berapa biaya yang diperlukan atas suatu proses jika dikaitkan dengan apa yang dikerjakan termasuk bagian-bagian yang ada didalamnya.

·Why

“Mengapa?” menuntun Perusahaan untuk menggali lebih dalam. Dengan “mengapa?” dapat dilihat dalam kondisi seperti apa sesuatu akan berbeda. Apakah ada aturan untuk menangani sesuatu yang berbeda dan tidak diperlukan dalam manual? Dengan pertanyaan “mengapa?” akhirnya Perusahaan dapat menemukan jawaban dan menentukan kebijakan yang dapat digunakan di Perusahaan.

·Where

Dimana aktivitas tersebut dilaksanakan? Dan apakah dengan lokasi tersebut, aktivitas juga dapat dengan mudah dilakukan oleh mitra kerja? Dalam beberapa kondisi, lokasi menentukan aktivitas yang terjadi. Pemahaman yang lebih jelas akan dimana lokasi proses tersebut dilaksanakan akan memudahkan dalam membentuk konektifitas bisnis dan membaca peluang pasar.

·When

Kapan proses tersebut harus dilaksanakan? “Kapan” berbicara mengenai jadwal atau waktu khusus atas suatu aktivitas. Dengan adanya acuan waktu khusus maka dapat dilihat apakah waktu yang digunakan selama ini sudah efisien untuk suatu aktivitas.

·How

Dengan adanya pertanyaan bagaimana, dapat dilihat apakah terdapat ketidakcocokan antara satu sub proses dengan sub proses yang lain? Apakah ada ketidakefisienan sehingga diperlukan redesign untuk menghilangkan pekerjaan yang berulang atau kegiatan non value added?

Terakhir, setelah semua berhasil di identifikasi dan di analisa, Perusahaan dapat melakukan redesign atas proses bisnis – redesign proses bisnis juga harus didasari pada 5W1H. Hasil redesign kemudian dibawa kedalam Perusahaan untuk dapat di aplikasikan. Setiap pelaku proses bisnis wajib memberikan feedback sehingga proses bisnis yang baru akan dapat berjalan secara optimal. Atau dengan kata lain, perlu dilakukan pemeliharaan, pengawasan, dan analisa terus menerus untuk mencapai daya respons yang tajam sesuai dengan kondisi sekarang ini baik secara internal maupun eksternal.

Mengambil contoh PT Kereta Api Indonesia. Pada periode 2007 dan 2008, PT Kereta Api Indonesia mengalami kerugian karena kurangnya minat dalam penggunaan kereta api sebagai sarana transportasi. Namun setelah masa tersebut, PT Kereta Api Indonesia terus melakukan perbaikan proses bisnis guna peningkatan usaha. Kurangnya minat ini dapat diindikasikan karena adanya perasaan tidak nyaman selama perjalanan. Berdasarkan permasalahan ini, redesign paling mencolok adalah adanya konsep “satu penumpang – satu tempat duduk”. Sebelumnya, tak jarang dijumpai penumpang yang berdiri. Namun sekarang hal ini tidak pernah dijumpai kembali. Ditambah lagi sekarang ini PT Kereta Api Indonesia telah menjalankan prosedur pemeriksaan saat akan masuk sesuai dengan identitas. Tidak hanya itu, selama perjalanan juga telah dilaksanakan Pemeriksaan Serentak untuk memastikan bahwa penumpang sudah memiliki tiket sesuai dengan tujuan dan duduk sesuai tiket.

Gambaran proses harus dilihat dari berbagai perspektif, karena proses yang dianggap baik dari segi Perusahaan belum tentu baik jika dilihat dari segi customer. Karena hasil dari proses adalah output yang akhirnya dinikmati oleh customer. Inilah yang juga diterapkan oleh PT Kereta Api Indonesia yang melakukan evaluasi proses bisnis dengan berorientasi pada customer. Hal yang perlu diingat adalah bukan mendapatkan proses yang sempurna, melainkan menemukan fleksibilitas agar proses yang ada dapat berfungsi kembali, jika ada hal yang mengacaukan jalannya proses. Dengan dilakukan business process mapping menunjukkan bahwa Perusahaan berkomitmen untuk selalu menetapkan bisnis proses yang prima, karena business process mapping tidak dapat dilepaskan dari pengelolaan proses bisnis.

Sudahkah kita mencoba memetakan proses bisnis Anda? Mungkin kita akan menemukan sesuatu yang luput dari pandangan kita selama ini.