KAP Drs. J. Tanzil & Rekan

Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan tahapan awal yang harus diperhatikan oleh auditor intern, yaitu mengumpulkan data dalam pelaksanaan program audit dan menganalisa serta sortir hasil audit. Langkah selanjutnya adalah menyusun kerangka laporan (outlining the report), penulisan draft kasar dan selanjutnya melakukan revisi akhir.

• Pengumpulan data
• Analisa dan sortir hasil audit
• Penyusunan kerangka laporan

Membuat kerangka garis besar adalah langkah awal yang diperlukan untuk penulisan laporan. Tahapan ini melibatkan perencanaan yang diperlukan untuk menyiapkan laporan yang jelas, logis, singkat, mengena, dan mudah dibaca. Tanpa garis besar, laporan menjadi tidak fokus dan penulis akan kebingungan menentukan arah sasaran laporan.

Sebenarnya tahapan ini merupakan perkembangan alami dari tahapan sebelumnya yaitu analisis dan penyortiran. Dalam tahap penyortiran konsentrasi diarahkan terhadap “apa” hasil yang akan disajikan dalam laporan. Selanjutnya dalam tahap outlining ini diarahkan terahap “bagaimana” hasil ini harus disajikan. Seringkali Auditor memiliki standar kerangka laporan, namun standar ini perlu disesuaikan dengan memperhatikan:

• Kelangkapan ruang lingkup laporan tersebut,
• hubungan berbagai bagian yang dilaporkan,
• Banyaknya ruang yang akan diberikan setiap bagian,
• Pengurutan bagian,
• Ruang untuk ilustrasi, tabel, data, dan
• Kesimpulan.

Oleh karena itu perlu diperhatikan bahwa semakin detail kerangka garis besar ini, maka akan menjadi lebih membantu dalam penyusunan laporan. Setiap heading, subheading, sub-subheading, dan seterusnya, harus memiliki setiap detail yang anda perlukan untuk memicu pikiran anda pada saat anda menyusun kalimat dan paragraph dalam laporan. Secara lengkap, laporan umumnya memuat heading yang sering dipakai sebagai berikut:

• Summary
• Introduction
• Symbols
• Theory
• Analysis
• Apparatus
• Test Specimens
• Test Procedure
• Sample Calculation
• Results and Discussion
• Summary of Results
• Conclusions
• Concluding Remarks
• Appendix
• References

Semua sub-judul/heading ini tidak perlu digunakan dalam setiap laporan, dan judulnya pun dapat digabungkan. Heading ini umumnya juga di ganti dengan judul yang lebih deskriptif dengan tujuan agar lebih jelas dan menarik untuk dibaca. Oleh karena itu, Auditor harus berlatih untuk membuat heading yang menarik, singkat dan jelas.

Kerangka garis besar akhirnya harus menunjukkan bentuk, kata-kata, dan nilai yang tepat terhadap judul heading yang akan digunakan dalam laporan. Judul ini, meskipun singkat, harus berfungsi sebagai panduan yang dapat diandalkan bagi bahan-bahan yang akan disertakan dalam laporan. Heading ini harus konsisten dalam struktur tata bahasa dan tidak boleh mengandung kata kerja. Heading bukan merupakan bagian integral dari teks tetapi disediakan untuk membantu pembaca dalam menemukan informasi yang berkaitan. Oleh karena itu kalimat di bawah heading ini harus dimulai dengan kalimat topik yang tidak bergantung pada heading.

Beberapa metode dapat digunakan untuk mengatur hal-hal yang akan disajikan di dalam garis besar laporan. Salah satu cara terbaiknya adalah dengan menuliskannya secara keseluruhan poin-poin yang ingin anda masukkan tanpa perlu anda perhatikan bagaimana urutannya. Selanjutnya dengan lebih mudah anda akan dapat mengurutkannya secara logis sesuai dengan kerangka pikiran yang hendak anda sajikan.

Beberapa Auditor menggunakan standar sistem kartu indeks di mana setiap bagian yang terpisah dari laporan yang diusulkan ditabulasi bersama dengan sebuah paragraf yang menjelaskan material yang harus dituliskan di bawah item itu. Auditor lain mengikuti metode serupa tetapi menggunakan penjelasan diskripsi yang lebih lengkap dalam setiap halaman-halaman kertas/file yang terpisah. Hal ini akan membantu auditor untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat.

Setelah seluruh subyek telah sepenuhnya diperluas dalam halaman-halaman yang terpisah, salah satu masalah yang tersisa adalah menggabungkan dan menulis ulang informasi yang terdapat pada lembaran-lembaran kertas terpisah tersebut untuk saling mendukung.

1. Penulisan draft kasar

Dengan kerangka garis besar yang telah tersusun secara logis serta data/ tables/ illustrasi yang dibutuhka telah siap, maka penulisan draft kasar laporan menjadi lebih mudah. Namun pada tahapan awal penulisan ini kita tidak dapat mengharapkan suatu versi final/akhir dalam sekali tulis. Draft kasar ini merupakan versi terakhir dari beberapa versi. Versi awal harus dimulai segera setelah menyelesaikan kerangka awal dimana ide awal saat menyusun kerangka tersebut masih segar dalam pikiran. Ada baiknya versi awal ini secepat mungkin tanpa perlu banyak mempertimbangkan susunan kata dan kalimatnya. Konsentrasikan terhadap apa yang ingin kita sampaikan dari pada mempertimbangkan bagaimana menyampaikannya. Teruskanlah menuliskan apa yang ada dalam pikiran dengan mengikuti kerangka yang telah ditetapkan sebelumnya, dan hindari sedapat mungkin untuk melihat/membaca kembali apa yang telah kita tuliskan sehingga kita bisa dengan bebas menuliskan apa yang ingin kita sampaikan. Setelah draft awal ini secepatnya kita selesaikan, maka selanjutnya kita melakukan sedikit review secara teknis untuk menjawab:

• Apakah seluruh ide yang ingin kita sampaikan telah termuat?
• Apakah kita juga memuat ide lain yang tidak relevan?
• Apakah alur susunan laporan telah terlihat logis?

Kadang-kadang penulisan versi pertama akan mengungkapkan beberapa masalah tak terduga yang membutuhkan perubahan dalam kerangka garis besar. Dalam versi kedua dari konsep kasar awal, gaya penulisan perlu dipertimbangkan. Dengan isi teknis dalam bentuk yang terorganisir dari versi pertama, selajutnya kita berkonsentrasi terhadap bagaimana kita menyampaikannya. Terkadang tahapan versi-versi selanjutnya ini membutuhkan pandangan/masukan dari auditor lainnya (apabila ada tim). Perlu diingat, tujuan kita menuliskan laporan ini adalah untuk mengirimkan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kesimpulan kita. Untuk memastikan pembaca memahami kesimpulan tersebut, kita harus mengirimkan informasi kita secara jelas, logis, dan mudah dipahami.

2. Revisi draft kasar

Revisi draft kasar ini bertujuan untuk menghasilkan laporan akhir. Revisi ini seperti mengecat rumah yang bertujuan untuk memperbaiki penampilan laporan namun bukan merubah strukturnya. Kita harus menyadari bahwa draft kasar belumlah sempurnya, oleh karena itu pendekatan dengan sikap kritis sangat diperlukan. Terkadang diperlukan jeda waktu untuk menyempurnakan kembali pada saat kondisi pikiran kita menjadi segar. Beberapa auditor memiliki teknis penulisan yang bervariasi, termasuk metode review dan revisi terhadap draft laporan. Namun secara umum, tiga tahapan review yang perlu dipertimbangkan di sini adalah:

a. Review pertama terhadap materi yang ada di dalam laporan dengan menanyakan:

• Apakah kesimpulan yang disusun telah valid?
• Apakah informasi telah memadai untuk mendukung kesimpulan tersebut?
• Apakah ide-ide yang tidak relevan telah dikeluarkan?
• Apakah ilustrasi (table/data) diperlukan?

b. Review kedua adalah masalah mekanisme dan organisasi laporan

• Apakah judul dan tujuan telah dinyatakan secara jelas?
• Apakah laporan telah mengalir dengan alur yang lancar dari topik ke topic?
• Apakah relasi antar topic telah jelas?
• Apakah setiap ilustrasi (tabel/data) telah jelas dan diberikan label secukupnya?
• Apakah bagian-bagian yang diperlukan dalam laporan telah seluruhnya dimasukkan?

c. Review ketiga dilakukan terhadap tata bahasa, pengejaan, penulisan kata dan struktur kalimat.

• Apakah kalimat telah dituliskan secara efektif?
• Apakah panjang kalimat telah diatur panjang-pendeknya serta penggunaan kata yang tidak monoton?
• Apakah kalimat yang telah dituliskan tidak berpotensi salah paham atau bermakna ganda?
• Apakah kata-kata yang dipilih tidak bersifat samar, misalnya “beberapa”, “dimungkinkan”,”sekitar”, “kurang lebih” dan seterusnya sehingga tidak memberikan gambaran/penjelasan yang pasti?
• Apakah kalimat-kalimat yang tidak perlu dan tidak berguna telah dihapus?

Pastikan bahwa seluruh pertanyaan di atas jawabannya adalah Ya! sebelum draft laporan diproses menjadi laporan akhir. Pastikan bahwa auditor telah yakin bahwa penyajian laporan hasil audit merupakan hidangan yang membangkitkan selera bagi penggunanya untuk menindaklanjuti dan mencapai sasaran penyampaian laporan.