KAP Drs. J. Tanzil & Rekan

Sedangkan pengertian dari kas itu sendiri, kas adalah salah satu unsur aktiva yang paling penting karena merupakan alat pertukaran atau pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. Hampir setiap transaksi perusahaan dengan pihak luar menggunakan kas. Oleh karena itu, kas mempunyai sifat mudah dipindahtangankan dan tidak dapat dibuktikan pemiliknya maka uang kas yang keluar akan mudah disalahgunakan. Melihat kondisi kas yang demikian beresiko maka setiap perusahaan harus punya sistem dan prosedur penerimaan dan pengeluaran yang baik, dimana manajemen bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran kas. Dalam hal penerimaan kas, terdapat sumber penerimaan yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Sedangkan untuk pengeluaran kas dapat dilakukan melalui dua cara yaitu dengan menggunakan cek dan uang tunai (Mulyadi, 2001 : 455).

Dengan adanya sistem ini maka dapat diketahui pergerakan keluar masuknya uang kas, sehingga kontrol terhadap uang kas perusahaan dapat berlangsung dengan baik. Apabila kontrol internal manajemen ini dilaksanakan secara rutin maka akan meminimalkan kemungkinan terjadinya penyelewengan kas.

Prosedur Penerimaan Kas

Dalam sebuah perusahaan, penerimaan uang kas berasal dari berbagai macam sumber seperti penerimaan dari penjualan tunai, pelunasan piutang, penerimaan pinjaman dari kreditur, dan lain sebagainya. Agar semua hasil penerimaan ini dapat diamankan dan menjadi milik perusahaan maka pengawasan kas maka diperlukan pengawasan atas kas perusahaan yang harus dipatuhi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan menetapkan Sistem atau Prosedur Administrasi (SPA) untuk penerimaan kas, dengan tujuan untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan. Prosedur penerimaan kas di dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat atapun tidak diterimanya kas menjadi lebih kecil.

Dengan memperhatikan bahwa penerimaan kas yang diperoleh dari berbagai sumber, maka tindakan pengamanan menurut Sudarsono (1996 : 5) adalah sebagai berikut :

• Petugas yang memegang kas, perlu dipisahkan dengan petugas yang melakukan pencatatan penerimaan uang.
• Perlu dibuat ketentuan yang tegas untuk masing-masing petugas mengenai batas-batas tugas yang harus dilaksanakan.
• Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan maka setiap ada transaksi penerimaan uang harus segera dicatat.
• Penggunaan kas register untuk kas langsung diterima oleh kasir. Ini dimaksudkan agar kasir tidak dapat mengubah catatan jumlah uang yang diterimanya, demikian juga pembayar dapat mengawasi uang yang dibayarkan apakah sesuai dengan yang ada pada layar kas register.

Selain itu, satu hal lagi yang harus dilakukan untuk pengamanan atas penerimaan kas yaitu seluruh penerimaan yang ada harus sesegera mungkin disetor ke bank agar tidak terpakai untuk kegiatan operasional lainnya. Dalam prosedur penerimaan kas ada dua kegiatan pokok yang harus diperhatikan yaitu :

· Pengurusan penerimaan phisik dan pengawasan terhadap :

o Penerimaan kas

o Penyimpanan dan penyetorannya ke bank

o Kontrol periodik dan penjagaan keamanan uang yang disimpan

· Pengurusan administrasi seperti :

o Pembuatan bukti-bukti

o Pencatatan terperici dari transaksi yang terjadi untuk menunjukan kapan diterima, dari siapa diterima berapa jumlahnya dan untuk apa penerimaan itu.

o Posting ke buku besar dan buku pembantu.

Pengawasan Pengeluaran Kas

Setiap perusahaan memiliki berbagai macam jenis pengeluaran yang cukup banyak dan jumlah yang cukup besar, oleh karena hal tersebut kas perlu pengawasan terhadap pengeluaran kas atau pembayaran kas dalam suatu perusahan. Menurut Simamora (2000:212) bahwa :”Pengendalian intern atas pembayaran-pembayarn kas hendaknya memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran-pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi-transaksi yang sah. Selain itu, pengawasan haruslah memastikan bahwa kas dipergunakan secara efisien.”

Karena transaksi pembayaran kas merupakan peristiwa yang sering terjadi dan pembayaran itu bermacam-macam keperluan, maka perlu tindakan pengamanan. Menurut Sudarsono (1996:6) beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam tindakan pengamanan pengeluaran kas adalah :

• Untuk pembayaran-pembayaran dalam jumlah tertentu perlu menggunakan cek dan pembayaran –pembayaran tersebut harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap dan kuat.
• Pengeluaran-pengeluaran yang melalui kas kecil perlu diawasi dengan ketat.
• Perlu adanya ketentuan yang tegas dalam pengesahan pembayaran. Harus ada ketetapan siapa yang berhak menulis cek, siapa yang berhak menandatangani cek. Bila dipandang perlu dipisahkan petugas yang menulis cek dengan petugas yang meneliti kebenaran,kelengkapan dan keabsahan atas bukti-bukti pendukungnya.
• Perlu adanya pemeriksaan kas dalam waktu-waktu tertentu. Pemeriksaan ini dapat memperkecil kemungkinan adanya kesalahan, baik kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja. Bila terjadi kesalahan dapat segera diketahui dan dapat segera dibetulkan.

Pengeluaran perusahaan dapat dilakukan untuk bermacam-macam transaksi. Untuk itu perlu pengawasan yang lebih ketat lagi. Prosedur pengawasan pengeluaran uang dapat dilakukan sebagai berikut :

• Semua pengeluaran harus dapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.
• Harus dipisahkan antara pejabat operasional, penyimpanan pencatatan.
• Semua pengeluaran dengan menggunakan cek, kecuali pengeluaran rutin yang  jumlahnya kecil.
• Dibentuk dana kas kecil untuk membayar pengeluaran yang jumlanya kecil-kecil.
• Diadakan pemeriksaan kas secara mendadak.
• Dipisahkan antara pejabat yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat dalam peneluaran kas.

Dalam praktek tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan cek. Pengeluaran dalam jumlah kecil misalnya tidak dapat dapat dilakukan dengan cek, oleh karena tidak praktis untuk mengatasi-mengatasi pengeluaran-pengeluaran semacam itu perusahan menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil (Petty cash). Menurut Mahfoedz (1999: 55) bahwa : ” Salah satu bagian dari pengawasan dan pengendalian kas yang baik adalah dengan membentuk dana kas kecil sistem Imprest, sistem ini menghendaki adanya saldo rekening kas yang selalu berjumlah tetap dan pengeluaran-pengeluaran rutin dilakukan dengan mengisi saldo dana kas kecil”.

Jika perusahaan menggunakan sistem ini, maka pengawasan terhadap pengeluaran kas dimulai sejak terjadinya kewajiban yang kelak harus dibayar. Hanya karyawan bagian tertentu yang diberi kewenangan oleh pihak pemilik perusahaan untuk mengesahkan transaksi yang menimbulkan kewajiban. Ada kemungkinan kewenangan tersebut dibatasi jumlahnya, sehingga ada otorisasi bertingkat untuk setiap pengeluaran perusahaan. Limit itu sendiri harus ditentukan terlebih dahulu dari pihak manajemen, misalnya untuk pengeluaran maksimal 1 juta dapat diotorisasi/disetujui oleh manajer operasional, sedangkan untuk pengeluaran diatas 1 juta maka harus disetujui oleh Direktur Keuangan. Dengan adanya pembatasan limit wewenang atas setiap pengeluaran kas maka akan meminimalisasi adanya penyelewengan/penyalahgunaan penggunaan kas perusahaan.