SISTEM KAS KECIL UNTUK PERUSAHAAN ANDA
Wednesday, 05 October 2011 02:11 | 
| 
| 
| 
Dalam hal-hal tertentu tidaklah praktis untuk menggunakan cek/giro bilyet sebagai alat pembayaran seperti untuk pembelian perangko, pembayaran ongkos angkut dan berbagai macam pembayaran lainnya yang jumlahnya relatif kecil. Kwantitas transaksi ini relatif besar dan sifatnya segera. Untuk keperluan tersebut perusahaan mengalokasikan sejumlah kas dalam jumlah tertentu yang disediakan untuk keperluan-keperluan pembayaran yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan check/Giro bilyet, yang disebut Kas Kecil. Pembentukan kas kecil adalah menyisihkan sejumlah dana untuk keperluan khusus, dengan mentransfer / memindahbukukan sejumlah dana dari rekening kas yang ada di bank.
Salah satu bentuk pengontrolan pengeluaran yang dilakukan melalui kas kecil adalah system imprest.Beberapa ketentuan dalam system ini adalah:
- Kas kecil disediakan untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dilakukan dengan check. Semua pengeluaran kas kecil dicatat pada buku kas kecil dan hanya diposting ke buku besar sekali saja pada saat pengisian kembali kas kecil.
- Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus ditetapkan melelui keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi ketentuan tersebut.
- Pengeluaran-pengeluaran kas kecil hanya dapat dilakukan setelah perintah pengeluaran kas telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
- Pengisian kembali kas kecil dilakukan secara berkala (misalnya 1 x seminggu), untuk mengganti sejumlah kas yang telah digunakan melalui penarikan tunai dari bank. (tidak boleh dari penerimaan harian). Hal ini perlu dilakukan agar semua penerimaan kas harian selalu sama dengan jumlah yang disetorkan ke bank.
- Karena transaksi pengisian kas kecil adalah mengeluarkan kas untuk membayar transaksi yang telah dibayar melalui dana kas kecil, yang telah disediakan sebelumnya. maka transaksi kas kecil cukup dibukukan satu kali saja pada saat pengisian kembali kas kecil. Sedangkan keterangan lebih rinci mengenai penggunaan kas kecil dicatat pada buku kas kecil yang dicatat secara terpisah dengan buku besar.
(Transaksi pengeluaran kas untuk pengisian kas kecil adalah transaksi pengantian dana yang telah dikeluarkan dan dicatat pada pada transaksi pengeluaran kas)
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat ilustrasi berkut :
Pada saat perusahaan mengambil keputusan untuk membentuk kas kecil, maka perusahaan menyisihkan sejumlah dana untuk kas kecil, sebesar jumlah tertentu yang ditetapkan oleh manajemen.
Pemindahbukuan/transfer : Periode awal
|
Rekening Keterangan |
Debit |
Kredit |
|
Bank X Pembentukan Kas kecil |
|
99,999,999 |
|
Kas Kecil Pembentukan kas kecil |
99,999,999 |
|
Pengeluaran kas : Pengisian kas kecil
|
Rekening Keterangan |
Debit |
Kredit |
|
Bank X Pengisian Kas kecil Periode x – y |
|
99,999,999 |
|
Biaya Onkos angkut |
99,999,999 |
|
|
Biaya Perjalanan Dinas |
99,999,999 |
|
|
Biaya Perawatan |
99,999,999 |
|
|
Biaya Administrasi |
99,999,999 |
|
|
Biaya lainnya |
99,999,999 |
|
Dari ilustrasi di atas dapat dilihat bahwa pada buku besar, penerimaan kas kecil hanya di catat sekali saja yaitu pada saat pembentukan kas kecil. Untuk selanjutnya dana tersebut diisi kembali secara berkala sesuai dengan biaya yang digunakan melalui dana tersebut. Informasi detail mengenai kas kecil hanya tersimpan pada buku kas kecil dan buku besar hanya mencatat transaksi yang telah dikelompokan.
Bila pada saat tertentu dana yang ditetapkan sudah tidak relevan lagi maka ketetapan mengenai dana kas kecil harus diperbaharui melalui ketetapan manajemen.
Jurnal : Perubahan dana kas kecil
Bila ditambah
Pemindahbukuan
|
Rekening Keterangan |
Debit |
Kredit |
|
Bank X Penyesuaian dana Kas kecil |
|
99,999,999 |
|
Kas Kecil Penambahan dana kas kecil |
99,999,999 |
|
Bila dikurangi :
Pemindah bukuan
|
Rekening Keterangan |
Debit |
Kredit |
|
Bank X Penyesuaian dana Kas kecil |
99,999,999 |
|
|
Kas Kecil Pengurangan dana kas kecil |
|
99,999,999 |
Mencatat Transaksi Harian
Pencatatan Transaksi Kas Kecil Perusahaan dapat menggunakan sebuah Register Kas Kecil yang berisi kolom-kolom untuk mengcover jenis pengeluarannya kemudian ada kolom jumlah pengeluaran serta saldo akhir dari kas kecil tersebut.
Kami mengasumsikan setiap biaya yang dibayar melalui kas kecil, timbul kewajiban/hutang bagi perusahaan untuk mengganti kembali dana tersebut sesuai dengan jumlah yang dikeluarkan. Berdasarkan asumsi tersebut kasir harus mengkredit account hutang biaya untuk mencatat Jurnal transaksi pengeluaran kas kecil selama periode tertentu, yang dilakukan saat pengajuan pengisian kembali dana kas kecil. Selanjutnya pengeluaran kas untuk pengisian kembali kas kecil akan mendebet hutang biaya.
Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:
- Biaya makan minum
- Biaya perlengkapa
- Biaya keperluan kantor
- Serta biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.
Last Updated (Thursday, 06 October 2011 01:04)
Most Views
|
KAP News
|
WHO WE ARE
Who we are
Who we are